Wat is UBL?

Steeds vaker wordt er gesproken over UBL facturen. Maar wat is UBL precies? En waarom zou je het gebruiken?

In dit artikel beantwoorden we de volgende vragen:

  1. Wat is UBL?
  2. Waarom UBL gebruiken?
  3. Voordelen UBL factuur
  4. UBL factuur voorbeeld
  5. Een UBL factuur maken
  6. Wat kan Storecove doen?
  7. Facturen verzenden via Storecove

Wat is UBL?

UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het is een XML bestand die speciaal is uitgedacht voor facturen.

Een UBL factuur maakt het mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen. De UBL factuur kan direct ingelezen worden, zónder handmatige invoering. Het is dus géén PDF bestand.

Zo kunnen maker en ontvanger via een UBL factuur met elkaar communiceren zonder dat ze elkaar hoeven te kennen. Het is daarbij mogelijk om, via het PEPPOL netwerk, e-facturen te sturen naar KvK- en OIN nummers.

Hoe dit werkt lees je hier: Hoe kan ik e-facturen sturen en ontvangen?


Waarom UBL facturen gebruiken?

  • Het handmatige factuurverwerkingsproces valt weg. Denk aan het downloaden, inloggen en het uploaden in het boekhoudpakket. De factuur hoeft daarnaast niet gescand of doorgestuurd te worden naar de accountant. De UBL factuur staat - direct na de verzending - klaar als boekingsvoorstel bij de ontvanger.

  • Doordat de UBL factuur meteen klaar staat als boekingsvoorstel, betalen bedrijven veel sneller de factuur. Momenteel duurt dit gemiddeld 16 dagen. Met een UBL factuur is dit 3 dagen. Zelfs als de ontvanger pas na 5 dagen zijn boekhoudpakket opent, is de betaling nog altijd sneller dan wat nu gebruikelijk is.

  • Verzender en ontvanger hebben beide realtime inzicht in hun administratie. Dit proces wordt namelijk niet meer vertraagd door late betalingen, waar nu nog gemiddeld 16 dagen nodig zijn voor het handmatig inboeken van een factuur.

  • De ontvanger weet dat de factuur foutloos is. De UBL factuur wordt namelijk automatisch ingelezen, waardoor geen tikfouten en spookfacturen meer mogelijk zijn.

Het versturen en ontvangen van e-facturen biedt dus veel interessante voordelen. Je kunt het gratis uitproberen door op de onderstaande button te klikken.

Gratis proberen voor mijn bedrijf


Voordelen UBL factuur

Het verzenden van een UBL factuur heeft dus een aantal interessante voordelen, voor zowel de verzender als de ontvanger:
  • 100% herkenning - de factuurdata wordt automatisch herkend en is zeer accuraat.
  • 0% kans op fouten - 'human errors' zijn niet meer aan de orde.
  • Geen termijn voor het inboeken - de UBL factuur belandt direct in de boekhouding van de ontvanger.
  • Snellere betaling - facturen worden gemiddeld 16 dagen eerder betaald.
  • Minder mankracht vereist - door de automatische herkenning en verwerking is minder mankracht nodig.
  • Met nadruk meer efficiency - werken met UBL facturen is sneller en goedkoper.
  • Minder kosten - je verliest geen tijd meer (en tijd = geld) aan het handmatig verwerken van facturen.

Wil je e-facturatie zelf uitproberen? Klik hier om het te testen voor jouw bedrijf.

Lees ook: "Ik kan e-facturatie van harte aanraden" - Krisja van Autogrill


Wat is UBL en hoe werkt het?

UBL factuur voorbeeld

Je weet nu dat het versturen en ontvangen van UBL facturen veel voordelen heeft. Maar hoe ziet zo'n UBL factuur er precies uit?

Technisch gezien bestaat een elektronische factuur uit XML, een programmeertaal die wordt gebruikt om gegevens op te slaan en gestructureerde gegevens te tonen. Zo zorgt de XML-factuur ervoor dat de data voortaan automatisch wordt herkend.

Op de onderstaande afbeelding zie je hoe de factuurdata van een UBL factuur ingelezen wordt. In dit geval is de leverancier nog niet herkend.

De ontvanger moet de leverancier eenmalig toevoegen, waarna de opvolgende facturen automatisch als boekingsvoorstel toegewezen worden aan diezelfde leverancier.


wat is ubl factuur voorbeeld exact vodafone factuur

Deze herkenning zorgt voor een veel sneller factuurverwerkingsproces. Er zijn geen menselijke tussen-handelingen meer nodig om de factuur te scannen, te controleren, of zelfs nog te printen.

Dit zorgt niet alleen voor veel tijdbesparing binnen accountants- en administratiekantoren, maar ook voor ondernemers en MKB-bedrijven binnen elke sector.


Een UBL factuur maken

Nu de grote vraag: Hoe maak je een UBL factuur? Gelukkig gaan de meeste online boekhoudpakketten zoals Exact, Yuki en Snelstart goed mee met deze technische ontwikkeling.

Het is dan ook mogelijk om zelf UBL facturen te maken in je boekpakket. Deze UBL factuur wordt dan als XML bestand meegestuurd in de bijlage.

Check alleen voor de zekerheid of deze instelling 'aan' staat. Sommige boekhoudpakketten hebben namelijk de optie 'uit' als standaard ingesteld.

Is UBL maken bij jouw boekhoudpakket (nog) niet mogelijk? Dan adviseren wij het gebruik van FactuurSturen. Via FactuurSturen kun je eenvoudig facturen opstellen en verzenden, met een keurige UBL factuur in de bijlage. Je kunt het gratis gebruiken voor maximaal 3 facturen per maand.


ubl factuur maken wat is ubl xml


Wat kan Storecove doen?

Wanneer je een UBL factuur gemaild krijgt van een klant, blijft deze nu nog hangen in de e-mail.

Het is het natuurlijk praktischer als deze direct in je boekhoudpakket te vinden is, zodat deze gelijk voor je klaar staat als boekingsvoorstel.


Alle facturen automatisch in je boekhoudpakket

Via de Slimme Inbox van Storecove kun je er daarom voor zorgen dat de UBL factuur automatisch doorgestuurd wordt naar je boekhoudpakket. Deze inbox is eenvoudig te gebruiken, waarbij je de factuurbestemming slechts eenmalig invoert.

Daarnaast worden ook portalfacturen (zoals Nuon, Vodafone, Ziggo, Bol.com) automatisch opgehaald en doorgestuurd naar je boekhoudpakket.

Deze facturen worden direct herkend en vervolgens automatisch omgezet van PDF naar UBL (zie afbeelding).

facturen automatisch verwerkt inkoopfacturen portals

Alle inkomende facturen worden dus automatisch verwerkt. Dat scheelt een hoop overbodig werk dat veel tijd kosten.

Storecove zelf wat is ubl factuur maken


Facturen verzenden via Storecove

Omdat Storecove een PEPPOL Access Point is, is het ook mogelijk om e-facturen te verzenden. Je ontvangt dan een Peppol-ID, waarmee je facturen kunt sturen naar KvK en OIN-nummers.

Deze manier van factureren vormt de toekomst voor facturatie. De Rijksoverheid (inclusief gemeenten) stellen dit volgend jaar zelfs verplicht. Het is dus verstandig om vroeg bij deze ontwikkeling te zijn. Hoe e-facturatie precies werkt lees je hier.

Liever direct uitproberen? Klik dan op de onderstaande button en probeer het voor je eigen administratie(s).


Probeer nu gratis


Meer informatie over UBL?

Heb je hulp nodig bij de overstap naar e-facturatie? We helpen je graag.

Je kunt ons altijd bereiken indien je:

  • Hulp nodig hebt bij de overstap naar e-facturatie;
  • Assistentie nodig hebt bij het inrichten van je account;
  • Nog onbeantwoorde vragen hebt.
  • Overige zaken wilt bespreken.

Bels ons via 31 (0) 20 261 17 91 of stuur een e-mail naar helpdesk@storecove.nl.

Lees ook:


Comments