Autogrill is een keten van restaurants aan snelwegen, luchthavens en treinstations. Het bedrijf heeft 58.000 mensen in dienst in 4.000 filialen verspreid over 31 landen. Aan het woord is Krisja Henderickx, accounting supervisor bij Autogrill België.

Krisja is verantwoordelijk voor onder andere de digitalisatie van de Belgische boekhouding van de organisatie:

“In januari 2017 zijn wij begonnen aan een project ten aanzien van de digitalisatie van facturen. Initieel hebben wij ons gefocust op de grootste leveranciers, zoals Sligro.

Per jaar ontvingen we van hen meer dan 8.000 facturen per post. Iedere factuur moest afzonderlijk gescand worden. Per factuur moesten we in het toenmalige boekhoudsysteem registreren wat de factuur betreft, wie accordeert, et cetera. We verloren veel tijd aan deze afhandeling. Vooral rondom de maandafsluitingen.

Nadat we onze neus een keer goed gestoten hadden, zijn we via Sligro in contact gekomen met onze huidige leverancier, Storecove. Het stroeve begin met de eerdere leverancier hebben zij ruimschoots goedgemaakt; de samenwerking ging supervlot. En dat zeg ik niet om hen op een voetstuk te plaatsen.

"Facturen komen nu elektronisch in het boekhoudpakket als uitgewerkt boekingsvoorstel

Een technisch verhaal in alle simpelheid gebracht: zij hebben het XML bestand ontwikkeld waarbij Sligro als verzender aangesloten werd en Autogrill als ontvanger. Facturen komen nu elektronisch in het boekhoudpakket als uitgewerkt boekingsvoorstel.

Niets hoeft meer ‘overgetikt’ te worden; het proces van welk artikel op welke grootboekrekening dient te komen, is volledig geautomatiseerd.

De resultaten zijn zo succesvol dat we inmiddels ook alle AC restaurants hebben laten aansluiten. Wat deze resultaten zijn?

1. Enerzijds hebben wij de foutmarge met van 5% gereduceerd tot 0%.

2. We hoeven minder intensief te controleren.

3. Dit, tezamen met het verdwijnen van het repeterende ‘inklopwerk’, heeft ervoor gezorgd dat we veel efficiënter kunnen omgaan met onze resources.

4. Dit heeft zich onder andere geuit in verlaging van de werkdruk tijdens piekmomenten, met alle gunstige voordelen van dien.

Bijkomend voordeel is dat het archief digitaal is: we kunnen onmiddellijk in ons boekhoudsysteem facturen raadplegen. Voor mij, als accounting supervisor, is dat ideaal als ik controles uitvoer.

"Een zeer interessante performance verbetering"

En alles gaat sneller: een papieren factuur moet worden uitgeprint, in een envelop gestoken, per post verstuurd worden, et cetera.

Dankzij onze digitalisatieslag winnen wij per facturatieronde gemiddeld twee werkdagen. Deze tijdwinst zorgt voor actuelere cijfers, waardoor we sneller kunnen bijsturen en wendbaarder zijn.

Ten slotte hebben we geen problemen meer met verdwenen facturen; digitaal komen ze altijd aan. Kortom, we meten een zeer interessante performance verbetering.

"Ik kan digitale facturatie van harte aanraden"

Ik kan digitale facturatie van harte aanraden. Niet alleen vanwege de benefits voor je eigen organisatie, maar ook die van je leveranciers. Het is een manier om in positieve zin nog meer op te vallen.

Hoe hieraan te beginnen? Focus op de tien grootste leveranciers. Deze leveren de grootste return. Pak het leverancier per leverancier aan en heb geduld, want nog niet iedereen is er klaar voor. En houd het simpel. Want daarin zit de kracht.”

Overstappen op e-facturatie

Meer informatie over e-facturatie

Wil je meer weten over de voordelen van de overstap naar e-facturatie?

Bel ons via: +31 (0) 20 261 17 91 of stuur een e-mail naar helpdesk@storecove.nl.

Lees ook:

• Welke gemeenten vragen al om e-facturen?
• Hoe kan ik e-facturen verzenden en ontvangen?
• Waarom overstappen op e-facturatie?
• Waarom e-facturatie veel efficiënter is dan wat je nu doet
• Wat is een UBL factuur?