Zelf een UBL factuur maken

Beschik je over technische kennis en wil je zelf een UBL factuur maken? Lees deze 5 stappen.

Weet je nog niet wat een UBL factuur is? Lees dan hier de uitleg: Wat is UBL?

1. Versie van de UBL factuur

Elk Europees land heeft zo haar eigen invulling van de UBL standaard. In Nederland werken we met de UBL versie 2.1 (“UBL-SI”).

Als je klant zich niet in Nederland bevindt, dan is de kans klein dat deze een UBL-SI bestand kan verwerken. Je kunt dan het UBL formaat aan het land aanpassen (bijvoorbeeld E-FFF voor België).

Het wordt aangeraden om naar buitenlandse klanten de generieke Europese UBL versie te sturen, niet UBL-SI.

2.  Tools voor XML

UBL is een zeer ingewikkeld XML formaat. Het wordt afgeraden om een DOM document zelf element voor element op te bouwen.

Gebruik de XSD om met xjc de Java classes te genereren. Als je geen Java gebruikt, probeer dan toch aansluiting te zoeken met XSD tools.

Genoemde XSD is de generieke versie, maar kan ook gebruikt worden voor UBL-SI - dit is namelijk een subset. Bekijk het Excel-bestand voor een overzicht van welke elementen je wel en niet moet gebruiken - en voor de betekenis hiervan.

3.  Ken de bestemming van de UBL factuur

Het is belangrijk om de bestemming van de UBL factuur te weten. UBL is weliswaar een standaard, maar er zijn toch wat dialecten en interpretaties; ook binnen Nederland. Er zijn verschillende zaken om rekening mee te houden:

De PDF in de UBL embedden.

Als tweede bijlage aan de mail, of beide? De UBL factuur heeft de mogelijkheid om de PDF te embedden in Base64 formaat. Sommige boekhoudpakketten verwachten dit dan ook. Zij bieden niet de mogelijkheid om de PDF als aparte attachment aan de mail te voegen.

Andere pakketten zijn juist weer niet berekend op een veld in de UBL dat zo groot is. Zij kunnen dan de UBL factuur helemaal niet verwerken. Soms verwerkt een pakket de PDF uit de UBL én uit de mail, wat zorgt voor twee PDF's bij het boekingsvoorstel.

Als de UBL en PDF beide als attachment bij de email zitten, zorg dan dat deze dezelfde filenaam hebben en alleen de extensie anders is.

De subject van de email.

Boekhoudpakketten gebruiken de subject om te routeren. Door bijvoorbeeld ‘[INK]’ op te nemen, kan je bij sommige pakketten aangeven dat het een inkoopfactuur betreft. Hierdoor belandt de UBL factuur op de juiste plek in de boekhouding.

Het is dus belangrijk om te weten waar de UBL factuur naar toe gaat, zodat hier rekening mee wordt gehouden bij het genereren van de UBL en de mail.

Je kunt de bestemming van de UBL factuur bepalen door op jouw site aan te geven naar welk boekhoudpakket de e-factuur wordt gestuurd.

4.  Bounce Management

Steeds meer klanten stellen een speciaal factuur email adres in om facturen te ontvangen. Deze emails eindigen direct in de boekhouding van de klant – of niet.

Wanneer er een probleem is met de email of de UBL, dan zal de SMTP server de mail weigeren (een hard bounce, verzenden direct mislukt).

óf het boekhoudpakket ontvangt wel de mail, maar kan deze niet verwerken. Het boekhoudpakket zal dan een bounce mail versturen naar het MAIL FROM adres van de SMTP envelope (soft bounce).

Het is belangrijk om zowel de soft- als de hard bounces te verwerken. Hierdoor voorkom je dat later pas blijkt dat facturen onbetaald blijven, omdat deze niet zijn aangekomen.

5.  Whitelisten

Tot slot: een aantal boekhoudpakketten past whitelisting toe op het MAIL FROM adres van de SMTP envelope en/of op het adres in de From: header van de mail zelf.

Indien u niet een generieke whitelisting met de betreffende pakketten heeft afgesproken, dan is het belangrijk uw klant erop te wijzen dat whitelisting mogelijk noodzakelijk is. De klant dient dat dan zelf in te stellen in het boekhoudpakket.

Van PDF naar UBL via Storecove

Er komt dus best wat kijken bij een goede UBL factuur. Je kunt hiervoor echter ook Storecove gebruiken. Alle inkomende facturen worden automatisch omgezet van PDF naar UBL, vóórdat deze in je boekhoudpakket belanden.

En moet je zelf een UBL factuur sturen? Via Storecove stuur je ze veilig naar bedrijven, overheden en gemeenten (verplicht vanaf april 2019). De facturen worden daarbij verstuurd via het 100% veilige Peppol netwerk

Meer informatie over van PDF naar UBL?

Op zoek naar meer informatie? Kijk eens op:

• Alles over de verplichte elektronische facturatie
• Hoe kan ik e-facturen sturen en ontvangen? (Stap-voor-stap uitleg)
• Hoe 1.500 accountantskantoren veel tijd besparen met deze methode
• Facturen verzenden naar de overheid en overige klanten
• Facturen ontvangen, inclusief automatisch facturen ophalen uit portals

Technische resources:

• UBL via een API met Storecove