5 stappen om zelf een UBL te maken

Heeft u klanten die om een UBL bestand bij hun PDF-factuur vragen? Er zijn goede redenen om dat aan een daarin gespecialiseerde partij als Storecove over te laten. Wilt u echter toch zelf het UBL bestand maken? Hieronder volgt een aantal tips.

Versie

Elk Europees land heeft zo haar eigen invulling van de UBL standaard. In Nederland werken we met de UBL van SimplerInvoicing, versie 2.1 (“UBL-SI”). Als je klant zich niet in Nederland bevindt, dan is de kans klein dat deze een UBL-SI kan verwerken. Het mooiste is om het UBL formaat aan het land aan te passen (bijvoorbeeld E-FFF voor België). Maar als minimum is aan te raden aan buitenlandse klanten de generieke Europese UBL versie te sturen, niet UBL-SI.

Tools

UBL is een behoorlijk ingewikkeld XML-formaat. Het vervaardigen van de XML door een DOM document element voor element op te bouwen is af te raden: gebruik de XSD om met xjc de Java classes te genereren. Als u geen Java gebruikt, probeer dan toch aansluiting te zoeken met XSD tools.

Genoemde XSD is de generieke versie, maar kan ook gebruikt worden voor UBL-SI - dit is namelijk een subset. Welke elementen wel en niet te gebruiken en voor de betekenis hiervan zie deze Excel.

Ken je bestemming

Het is belangrijk om te weten wat de bestemming is van de UBL. UBL is weliswaar een standaard, maar er zijn helaas toch behoorlijk wat dialecten en interpretaties, ook binnen Nederland. Er zijn verschillende zaken om rekening mee te houden.

In de eerste plaats: de PDF in de UBL embedden, als tweede bijlage aan de mail, of beide? De UBL heeft de mogelijkheid om de PDF te embedden in Base64 formaat. Sommige boekhoudpakketten verwachten dit dan ook. Zij bieden niet de mogelijkheid om de PDF als aparte attachment aan de mail te hangen. Andere pakketten zijn juist niet berekend op een veld in de UBL dat zo groot is en kunnen dan de UBL niet helemaal niet verwerken. Soms verwerkt een pakket de PDF uit de UBL én uit de mail en dat levert dan ineens twee PDF's op bij het boekingsvoorstel.

Als de UBL en PDF beide als attachment bij de email zitten, zorg dan dat deze dezelfde filenaam hebben en alleen de extensie anders is.

In de tweede plaats: de subject van de email. Boekhoudpakketten gebruiken de subject om te routeren. Bijvoorbeeld door ‘[INK]’ op te nemen kan je bij sommige pakketten aangeven dat het een inkoopfactuur betreft, waardoor de factuur op de juiste plek in de boekhouding belandt.

Belangrijk dus om te weten waar de UBL naar toe gaat, zodat bij het genereren hiervan en van de mail daarmee rekening gehouden kan worden. Dit kan bijvoorbeeld door je klant in je site aan te laten geven welk boekhoudpakket de bestemming van de factuur is.

Bounce Management

Meer en meer klanten stellen een speciaal factuur email adres in om facturen te ontvangen. Deze emails eindigen direct in de boekhouding van de klant – of niet: wanneer er een probleem is met de email of de UBL dan zal de SMTP server de mail weigeren (een hard bounce, verzenden direct mislukt) of het boekhoudpakket ontvangt de mail maar kan deze niet verwerken en zal dan een bounce mail versturen naar het MAIL FROM adres van de SMTP envelope (soft bounce). Het is belangrijk zowel de soft- als de hard bounces te verwerken, om te voorkomen dat pas later blijkt dat facturen onbetaald blijven omdat deze niet zijn aangekomen.

Whitelisten

Tot slot: een aantal boekhoudpakketten past whitelisting toe op het MAIL FROM adres van de SMTP envelope en/of op het adres in de From: header van de mail zelf. Indien u niet een generieke whitelisting met de betreffende pakketten heeft afgesproken, dan is het belangrijk uw klant erop te wijzen dat whitelisting mogelijk noodzakelijk is. De klant dient dat dan zelf in te stellen in het boekhoudpakket.

Meer informatie

Er komt dus best wat kijken bij het helpen van uw klant met een goede UBL. Heeft u daar vragen over? Neem dan contact met ons op: bel +31.202611791 of mail naar info@storecove.nl. Wij staan voor u klaar!

Op zoek naar meer informatie? Kijk eens op:

Technische resources:

Comments