5 stappen om zelf een UBL factuur te maken

PDF omzetten naar UBL factuur

Heb je een klant die om een UBL factuur vraagt?

Er zijn goede redenen om dat aan een daarin gespecialiseerde partij als Storecove over te laten. Jouw PDF facturen worden dan automatisch omgezet naar UBL.

Het kan ook zijn dat je liever zelf een UBL bestand wilt maken. In dat geval volgt hieronder een aantal tips:

Vind je het nog onduidelijk wat een UBL factuur precies inhoudt? Lees dan hier de uitleg: - Wat is UBL?


1. Versie van de UBL

Elk Europees land heeft zo haar eigen invulling van de UBL standaard. In Nederland werken we met de UBL van SimplerInvoicing, versie 2.1 (“UBL-SI”).

Als je klant zich niet in Nederland bevindt, dan is de kans klein dat deze een UBL-SI bestand kan verwerken. Je kunt dan het UBL formaat aan het land aanpassen (bijvoorbeeld E-FFF voor België).

Het wordt aangeraden om naar buitenlandse klanten de generieke Europese UBL versie te sturen, niet UBL-SI.

PDF omzetten naar UBL


2. Tools voor XML

UBL is een behoorlijk ingewikkeld XML formaat. Het vervaardigen van de XML door een DOM document zelf element voor element op te bouwen is af te raden:

Gebruik de XSD om met xjc de Java classes te genereren. Als je geen Java gebruikt, probeer dan toch aansluiting te zoeken met XSD tools.

Genoemde XSD is de generieke versie, maar kan ook gebruikt worden voor UBL-SI - dit is namelijk een subset. Welke elementen wel en niet te gebruiken en voor de betekenis hiervan, zie deze Excel.



3. Ken de bestemming van de UBL factuur

Het is belangrijk om te weten wat de bestemming is van de UBL factuur. UBL is weliswaar een standaard, maar er zijn helaas toch behoorlijk wat dialecten en interpretaties, ook binnen Nederland. Er zijn verschillende zaken om rekening mee te houden:

De PDF in de UBL embedden.

Als tweede bijlage aan de mail, of beide? De UBL factuur heeft de mogelijkheid om de PDF te embedden in Base64 formaat. Sommige boekhoudpakketten verwachten dit dan ook.

Zij bieden niet de mogelijkheid om de PDF als aparte attachment aan de mail te hangen. Andere pakketten zijn juist niet berekend op een veld in de UBL dat zo groot is en kunnen dan de UBL factuur helemaal niet verwerken. Soms verwerkt een pakket de PDF uit de UBL én uit de mail en dat levert dan ineens twee PDF's op bij het boekingsvoorstel.

Als de UBL en PDF beide als attachment bij de email zitten, zorg dan dat deze dezelfde filenaam hebben en alleen de extensie anders is.

De subject van de email.

Boekhoudpakketten gebruiken de subject om te routeren. Door bijvoorbeeld ‘[INK]’ op te nemen, kan je bij sommige pakketten aangeven dat het een inkoopfactuur betreft. Hierdoor belandt de UBL factuur op de juiste plek in de boekhouding.

Het is dus belangrijk om te weten waar de UBL factuur naar toe gaat, zodat hier rekening mee wordt gehouden bij het genereren van de UBL en de mail.

Je kunt de bestemming van de UBL factuur bepalen door op jouw site aan te geven naar welk boekhoudpakket de e-factuur moet worden gestuurd.


4. Bounce Management

Meer en meer klanten stellen een speciaal factuur email adres in om facturen te ontvangen. Deze emails eindigen direct in de boekhouding van de klant – of niet.

  1. Wanneer er een probleem is met de email of de UBL, dan zal de SMTP server de mail weigeren (een hard bounce, verzenden direct mislukt).

  2. óf het boekhoudpakket ontvangt wel de mail, maar kan deze niet verwerken. Het boekhoudpakket zal dan een bounce mail versturen naar het MAIL FROM adres van de SMTP envelope (soft bounce).

Het is belangrijk zowel de soft- als de hard bounces te verwerken. Hierdoor voorkom je dat later pas blijkt dat facturen onbetaald blijven, omdat deze niet zijn aangekomen.

Bounce Managament UBL factuur


5. Whitelisten

Tot slot: een aantal boekhoudpakketten past whitelisting toe op het MAIL FROM adres van de SMTP envelope en/of op het adres in de From: header van de mail zelf.


Indien u niet een generieke whitelisting met de betreffende pakketten heeft afgesproken, dan is het belangrijk uw klant erop te wijzen dat whitelisting mogelijk noodzakelijk is. De klant dient dat dan zelf in te stellen in het boekhoudpakket.


Meer informatie over UBL?

Er komt dus best wat kijken bij een goede UBL factuur.
Heb je nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.

Bel +31 202 611 791 of mail naar helpdesk@storecove.nl.

Start nu met e-facturatie



Andere interessante artikelen

Op zoek naar meer informatie? Kijk eens op:

Technische resources:

Comments