Hoe kan ik e-facturen sturen en ontvangen?

E-facturen sturen en ontvangen

Veel bedrijven schrikken van het woord 'e-facturatie'. Vermoedelijk omdat het lastig klinkt en het voordeel niet goed overkomt.

Daarom leggen we in dit artikel stap voor stap uit:

  • Waarom e-facturatie veel efficiënter is dan wat je nu doet;
  • Hoe je binnen één dag kunt starten met e-facturatie;
  • Wat je nodig hebt om de overstap te maken;
  • Hoe je makkelijk e-facturen kunt ontvangen en versturen.


Waarom e-facturatie veel efficiënter is dan wat je nu doet.

Om de voordelen zo eenvoudig mogelijk over te brengen, maken we gebruik van twee voorbeelden: hoe het nu gaat, en hoe het werkt met e-facturatie.

Hoe het werkt met handmatige facturatie:

We bekijken het eerst vanuit het perspectief van de verzender. Het gaat hierbij dus om een bedrijf dat een factuur stuurt naar zijn klant:

  1. De verzender voert eerst handmatig de factuurdata in. Denk hierbij aan alles wat handmatig overgetikt moet worden.

  2. Hij slaat de factuur op als PDF, en verstuurt deze via e-mail naar het e-mailadres van de klant.

  3. De verzender wacht uiteindelijk gemiddeld 16 dagen totdat de factuur betaald is.

Nu kijken we naar een veelvoorkomende situatie bij de ontvanger. Dit is de klant die de factuur ontvangt van de bovengenoemde verzender.

  1. De klant checkt drie dagen later zijn inbox. Hij opent de e-mail met daarin de factuur, checkt de totale kosten, en parkeert de factuurverwerking voor later.

  2. Een week later maakt de klant tijd om de factuur te verwerken. Hij download de PDF-factuur, logt in bij zijn boekhoudpakket en plaatst de factuur onder 'Inkoopfacturen'.

  3. Pas 6 dagen later betaalt hij daadwerkelijk de factuur.

Oftewel: veel handmatige invoering, een scala aan tijdrovende werkzaamheden en pas na 16 dagen betaald.

waarom e-facturen veel meer efficiency hebben en hoe je e-facturen versturen en e-facturen ontvangen


Hoe het werkt met E-facturatie (via Storecove):

Met e-facturatie stuur je facturen naar KvK-nummers (bedrijven) en OIN-nummers (overheidsinstanties). De Rijksoverheid stelt dit zelfs verplicht.

Voor dit voorbeeld nemen we een bedrijf dat een e-factuur wil sturen naar het KvK-nummer '34274277'. We beginnen weer met de verzender:

  1. De verzender maakt een UBL factuur in zijn boekhoudpakket (of eventueel via Factuursturen.nl).

  2. Vanuit zijn boekhoudpakket stuurt hij de e-factuur naar het volgende e-mailadres: nl_kvk.34274277@peppol.storecove.com.

Wat gebeurt er nu bij de ontvanger?

  1. Het ontvangende bedrijf checkt zijn boekhoudpakket. Hij ziet de factuur direct klaar staan als boekingsvoorstel.

  2. Het bedrijf betaalt de factuur.

Wat is er nou precies gebeurd?

  • Het hele handmatige proces valt weg. Denk aan downloaden, inloggen en uploaden in het boekhoudpakket. De factuur hoeft niet gescand of doorgestuurd te worden naar de accountant.

  • Doordat de factuur ook direct klaar staat als boekingsvoorstel, zijn bedrijven sneller geneigd om te betalen. Zelfs als de ontvanger pas na 3 dagen zijn boekhoudpakket opent, is de betaling nog altijd sneller dan wat nu gebruikelijk is.

  • Daarnaast hebben jullie beiden realtime inzicht in jullie administratie. Dit wordt namelijk niet meer vertraagd door late betaling, waar nu nog gemiddeld 16 dagen nodig zijn voor het handmatig inboeken van een factuur.

  • Tot slot weet de ontvanger dat de factuur foutloos is. Deze wordt namelijk automatisch ingelezen, waardoor geen tikfouten zijn gemaakt. Ook spookfacturen zijn niet meer mogelijk, omdat de ontvanger de verzender herkent.

e-facturen versturen en ontvangen met peppol en storecove ubl facturen


Wat heb ik nodig om te starten met e-facturatie?

E-facturen zijn dus veel veiliger en efficiënter. Maar hoe begin je hiermee? En wat heb je precies nodig om de overstap te maken?

De benodigdheden in het kort:

  • Een boekhoudpakket(of tool) die UBL kan maken: Bij de meeste pakketten kun je zelf UBL facturen maken. Zorg ervoor dat je de factuur opslaat als .XML bestand, oftewel UBL.

  • Een Storecove account. Doordat wij gekoppeld zijn aan het e-facturatienetwerk genaamd PEPPOL, kun je via ons facturen sturen naar KvK en OIN-nummers. Zonder koppeling is dit niet mogelijk.

  • Een Peppol ID (krijg je bij Storecove): Je hebt deze nodig om e-facturen te sturen en te ontvangen. Zie het als een telefoonnummer voor facturatie.



Hoe je makkelijk e-facturen kunt verzenden en ontvangen.

We lieten het net al een beetje zien. De overgang naar e-facturatie lijkt heel erg groot, maar dat is het niet. Bedrijven zijn binnen één dag aangesloten en winnen dankzij de efficiency zeer veel tijd.

Daarom proberen we het nu zo simpel mogelijk te houden, zodat het voor iedereen toepasbaar is.

Stap-voor-stap uitleg e-facturen sturen

Om het ook visueel te maken zie je hieronder hoe een e-factuur verzonden wordt. hoe stuur en ik ontvang ik e-facturen uitleg en visualisatie

  1. De eerste stap is het aanmaken van een Storecove account. Als je dit nog niet gedaan hebt, klik dan hier.

  2. Wanneer je bij ons een 'Basic' (10 facturen per maand)' of 'Large' pakket afsluit (1000 facturen per maand), ontvang je bij ons een Peppol ID. Dit heb je nodig om e-facturen te versturen en ontvangen. Je kunt daarbij starten vanaf €7,50 per maand, inclusief facturen ontvangen.

  3. Eenmaal ingelogd bij Storecove, ga je naar 'Verzenden' > 'Peppol'. Vul de gegevens in en vraag een validatie aan. Dit duurt meestal niet langer dan een dag. Je ontvangt een e-mail wanneer de validatie voltooid is.

    Het invoeren van gegevens is 100% veilig (Storecove en Veiligheid).

  4. Maak een UBL factuur (géén PDF) in je boekhoudpakket of via FactuurSturen.nl.

    N.B.: Mocht je pakket nog geen UBL produceren, dan zet Storecove je huidige factuurbestand om naar UBL.

  5. Nu gaan we de UBL factuur versturen. Dit kan simpel door naar een speciaal opgesteld emailadres te sturen. Dit doe je vanuit Storecove, of vanuit je eigen boekhoudpakket.

"Waar stuur ik de e-factuur naartoe?"

Hieronder vind je de verschillende soorten e-mailadressen. Naar welk e-mailadres je stuurt, is afhankelijk van wie je wilt bereiken.

Het eerste gedeelte voor de @ is als volgt opgebouwd:

  • nl_oin. is voor Nederlandse overheidsinstellingen met OIN nummer.
  • nl_kvk. is voor Nederlandse bedrijven aangesloten op het Peppol netwerk.
  • be_cbe. is voor Belgische instelling met CBE/KBO nummer.

Stel dat je een UBL factuur wilt sturen naar KvK-nummer '38291107', dan stuur je deze dus naar het volgende e-mailadres: nl_kvk.38291107@peppol.storecove.com

Nog enkele voorbeelden:

  • nl_oin.00000004000000006000@peppol.storecove.com
  • nl_kvk.34274277@peppol.storecove.com
  • be_cbe.0316380841@peppol.storecove.com

De e-factuur is nu verzonden! De factuur is daarbij direct zichtbaar in de bestemming van de ontvanger, zoals Snelstart, Minox of Exact.

e-facturen ubl facturen eenvoudig in de boekhouding van de klant


Stap-voor-stap uitleg e-facturen ontvangen

Het ontvangen van e-facturen is eenvoudiger. Hiervoor hoef je namelijk alleen een Peppol ID te hebben en je factuurbestemming te bepalen.

Hoe dit moet leggen we hieronder uit:

  1. De eerste stap is het aanmaken van een Storecove account. Als je dit nog niet gedaan hebt, klik dan hier.

  2. Wanneer je bij ons een 'Basic' pakket afsluit (€7,50 per maand), kun je onbeperkt e-facturen ontvangen. Deze e-facturen verschijnen dan automatisch in je boekhouding.

    Daarnaast kun je ook facturen uit portals (zoals Eneco, Vodafone en NS) en E-mails halen. Ook deze worden automatisch, in UBL formaat, doorgestuurd naar je boekhoudpakket, maar daar vind je hier eventueel meer over.

  3. Je kunt nu bij ons een Peppol ID aanvragen. Ga naar 'Verzenden' > 'Peppol' en vul de gegevens in. Je ontvangt een e-mail wanneer de validatie voltooid is.

    Het invoeren van gegevens is 100% veilig (lees Storecove en Veiligheid voor meer informatie).

  4. Wanneer de validatie voltooid is, stel je eenmalig je factuurbestemming in. Ga naar 'Ontvangen' > 'Overzicht' en klik op 'Instellen' (zoals aangegeven op de afbeelding).

    Instellen boekhoudpakket ontvangen e-facturen

    Storecove is gekoppeld aan 57 boekhoudpakketten:

    Image and video hosting by TinyPic

  5. Klik op het boekhoudpakket waar je de e-facturen wilt ontvangen. Voer nu het e-mailadres in waarmee je inlogt bij het desbetreffende boekhoudpakket. Deze hebben we nodig om facturen door te sturen.

  6. Klik op 'Maak Actief' om de koppeling te voltooien.

  7. Je kunt nu e-facturen ontvangen!

Zit jouw boekhoudpakket er niet tussen? Bel ons via (020 261 1791) of mail naar helpdesk@storecove.nl, zodat we een koppeling kunnen maken.


Hulp bij starten met e-facturatie

Heb je toch nog vragen of vind je het nog steeds ingewikkeld? We helpen je graag.

Bel (020 261 1791) of mail naar helpdesk@storecove.nl, indien je:

  1. Hulp nodig hebt bij de overstap naar e-facturatie;
  2. Assistentie nodig hebt bij het inrichten van je account;
  3. Nog onbeantwoorde vragen hebt;
  4. Andere zaken wilt bespreken.

Lees ook:

Comments