Wat is PEPPOL? En hoe werkt het?

Peppol. Je ziet het woord steeds vaker. Misschien omdat je klanten om UBL facturen vragen. Of omdat je elektronische facturen moet sturen naar de overheid. Het Peppol netwerk speelt hierbij een belangrijke rol.

Maar wat is PEPPOL precies? Hoe werkt het? En waarom zou je het gebruiken?

In dit artikel beantwoorden we de volgende vragen:

Tip: via Storecove kun je gratis aansluiten op het Peppol netwerk.

Wat is Peppol?

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het netwerk werd in 2008 opgericht als testproject van de Europese Commissie.

Via het PEPPOL netwerk kunnen aangesloten organisaties zakelijke documenten uitwisselen, zoals verschillende elektronische formats. Een voorbeeld van zo'n format is de UBL factuur.

Oftewel: via PEPPOL kun je veilig e-facturen sturen naar bedrijven en overheden door heel Europa.

Waarom PEPPOL gebruiken?

Vanaf 1 januari 2017 zijn nieuwe leveranciers verplicht om e-facturen te sturen naar de Rijksoverheid.

Ook het bedrijfsleven vraagt steeds vaker om e-facturen via PEPPOL, voornamelijk omdat dit proces een stuk veiliger is.

Je kunt het Europese PEPPOL netwerk zien als een soort 'telefoonnetwerk voor facturen'. Als iemand jou een SMS stuurt kun je diezelfde persoon na een eenmalige toevoeging altijd herkennen. Je hebt hiervoor alleen een 'telefoonnummer' nodig

Bij het Peppol netwerk werkt dit hetzelfde. Zo kunnen bedrijven veilig UBL facturen naar elkaar sturen met unieke ID-nummers. Zo'n uniek ID-nummer wordt ook wel een Peppol ID genoemd.

Lees ook: "Autogrill: Ik kan digitale facturatie van harte aanraden"

Wat is een Peppol ID?

Met een PEPPOL ID kunnen bedrijven en overheden elkaar automatisch identificeren. Net zoals ook de naam verschijnt van een bekende die jou belt.

Een Peppol ID bestaat uit een uniek ID-nummer, zoals:

Een KvK-nummer;
Een BTW-nummer;
Het IBAN-adres;
Het OIN-nummer (overheidsidentificatienummer) van de betreffende overheidsinstantie.

Voorbeeld Peppol ID: NL:KVK:12345678

Dankzij deze ID-nummers zijn er geen misverstanden meer over wie de verzenders en de ontvangers zijn. Spookfacturen en tikfouten zijn daardoor niet meer mogelijk.

Hoe kan ik aansluiten op het Peppol netwerk?

Om e-facturen te kunnen sturen via het internationale PEPPOL netwerk dien je eerst aangesloten te zijn bij een Peppol Access Point.

Een Peppol Access Point verbindt bedrijven aan het Europese Peppol netwerk. Dit doen zij onder andere door zogeheten Peppol ID's te verschaffen aan gebruikers, zodat deze toegang krijgen tot het internationale facturen netwerk.

Deze Access Points vervullen dus een soortgelijke rol als Vodafone en T-Mobile voor mobiele gebruikers. Waar deze providers zorgen dat je toegang hebt tot mobiel internetten, verbinden access Points je met het Peppol platform.

Nadat het Peppol ID gevalideerd is (meestal binnen één dag) kan het bedrijf e-facturen sturen naar alle andere aangesloten Peppol gebruikers, waaronder de Rijksoverheid en andere Europese overheden.

Volgens het principe ‘connect one, connect to all’ kun je daarna alle PEPPOL-gebruikers bereiken, ongeacht bij welke access points deze zijn aangesloten.

Hoe e-facturen sturen naar de overheid?

Sinds april 2019 is het voor alle leveranciers verplicht om e-facturen te sturen naar de overheid. Dat betekent dat bedrijven vanaf nu via het Europese Peppol netwerk facturen moeten sturen naar de speciale overheidsidentificatienummers (OIN-nummers).

E-facturen zijn overigens géén PDF facturen, maar een digitaal UBL bestand dat rechtstreeks van boekhouding naar boekhouding wordt gestuurd. Het is dus belangrijk om eerst UBL facturen te kunnen maken.

Vervolgens kun je de factuur - via het PEPPOL netwerk - sturen naar het OIN-nummer van de overheidsinstantie.

Voorbeeld: NL:OIN.00000001234567891000

Lees ook: How to send e-invoices to governments and ministries?

efacturen_sturen_naar_overheid_met_PEPPOL

Aansluiten op het Peppol netwerk

Nu de overheid haar leveranciers verplicht om e-facturen te sturen, stappen ook steeds meer bedrijven over op e-facturatie. Het is dus handig om zelf ook de overstap te maken.

Je kunt ervoor kiezen om e-facturen te sturen (of ontvangen) via Storecove.

Neem contact met ons op voor meer informatie, of klik op de onderstaande button om het zelf te proberen.

Aansluiten op PEPPOL netwerk

Hoe weet ik welke bedrijven al op Peppol zitten?

Gelukkig is er een makkelijke manier om te ontdekken wie van jouw klanten / leveranciers al op het Peppol network zitten.

Je kunt hiervoor de Peppol Search Portal gebruiken.

Vul de naam van je klant / leverancier in en klik op 'Search'. Als het bedrijf op het Peppol network zit, zal deze verschijnen op de lijst (inclusief Peppol ID).

Hoe kan ik internationaal e-facturen sturen?

Als je jezelf wat moeilijkheden wilt besparen, kun je ook Storecove gebruiken om je UBL-facturen veilig te verzenden.

Vooral als u uw facturen naar andere landen wereldwijd moet verzenden. Wij converteren uw factuur formaat naar het door de ontvanger vereiste formaat.

Hiermee kunt u e-facturen verzenden naar bedrijven en overheden in veel landen, zoals:

Kroatië
Italië
Nederland
België
Duitsland
Noorwegen
Zweden
Finland
Canada
De Verenigde Staten (VS)
Singapore
Australië
Nieuw-Zeeland
Zuid-Afrika
En nog veel meer .. (bekijk de kaart hier)

Alle facturen worden verzonden via het 100% veilige Peppol-netwerk.

Wil je het gratis proberen? Probeer nu met een gratis testfactuur. Eén verbinding, wereldwijde connectiviteit.

Oprichting van het PEPPOL netwerk

Het doel van PEPPOL was om buitenlandse inkopen voor Europese overheden eenvoudiger maken. Hiervoor werden technologische standaarden ontwikkeld die alle overheden in Europa konden implementeren.

Voor de komst van PEPPOL gebruikten internationale bedrijven en overheden namelijk nog verschillende netwerken om facturen te sturen en te ontvangen.

Hoeveel bedrijven zijn aangesloten op het PEPPOL netwerk?

Het PEPPOL-testproject liep in 2012 af, maar de ontwikkelde onderdelen en verantwoordelijkheden werden overgenomen door non-profitorganisatie OpenPEPPOL.

Inmiddels wordt het netwerk gebruikt door verschillende Europese overheden, dienstverleners en particuliere bedrijven en mag ook op belangstelling van buiten de EU rekenen.

Eind 2016 waren er al ruim 72.000 Europese bedrijven en instanties aangesloten op het PEPPOL-netwerk.

PEPPOL is geen eProcurement-platform. Het bouwde voort op de al bestaande eProcurement-systemen – die voorheen niet met elkaar konden communiceren – door ze aan elkaar te koppelen met een nieuwe ICT-infrastructuur.

Meer informatie over PEPPOL

Wil je meer weten over het versturen van UBL-facturen via PEPPOL?

Bel ons via: +31 (0) 20 261 17 91 of stuur een e-mail naar helpdesk@storecove.nl.

Lees ook:

Meer uitleg over de werking van het Peppol netwerk?
Onze CEO, Dolf Kars, legt dit graag voor je uit.

Bekijk de onderstaande video voor meer informatie.