Peppol Onboarding: Hoe klanten aansluiten op Peppol?

Peppol onboarding gaat over het doelbewust aansporen van klanten om Peppol te gebruiken. Maar hoe doe je dat? Welke strategieën kun je gebruiken? En kun je dit beter uitbesteden of zelf doen? Lees meer in dit artikel.

Om de voordelen van e-facturatie als bedrijf optimaal te benutten, is het nodig om je klanten te 'onboarden' op het Peppol netwerk. Net als bij het telefonienetwerk wordt ook Peppol namelijk pas écht interessant als meerdere mensen het netwerk gebruiken.

Maar hoe gaat dat in de praktijk? In dit artikel beantwoorden we al je vragen over Peppol Onboarding:

  1. Wat is Peppol onboarding en waarom is het belangrijk?
  2. Wie heb je nodig bij de onboarding strategie?
  3. Hoe kun je klanten succesvol onboarden?
  4. Zelf regelen of liever uitbesteden?
  5. Hoe kunnen wij jou helpen?
  6. Contact met onboarding expert

Wil je de Peppol Onboarding liever uitbesteden? Neem dan contact op met één van onze onboarding experts.


Wat is Peppol onboarding en waarom is het belangrijk?

Peppol onboarding is het doelbewust stimuleren van het gebruik van Peppol onder je eigen klanten. Het belangrijkste doel hiervan is dat je klanten in staat zijn om e-facturen te kunnen ontvangen via het Peppol netwerk.

Dit aansluiten is nodig om de voordelen van e-facturatie zo goed mogelijk te benutten.

Stel dat je net overgestapt bent op e-facturatie. Je kunt e-facturen opstellen en deze gemakkelijk via verzenden via het Peppol netwerk. De e-factuur die je veroznden hebt? Die belandt direct als boekingsvoorstel in het boekhoudpakket van je ontvanger.

Doordat jouw klant via Peppol een e-factuur ontvangen heeft, ervaar jij de volgende voordelen:

  • Snellere betalingen: E-facturen worden gemiddeld 16 dagen eerder betaald dan papieren facturen.
  • Actueel inzicht in financiën: Doordat het financiële proces niet  vertraagd wordt door laat ingevoerde facturen heb je voortaan ‘realtime’ inzicht in je cashflow & administratie.
  • Foutloze facturen: Geen typefouten meer, wat op de lange termijn zorgt voor lagere support-kosten.
  • Kostenbesparing: Dankzij de automatische factuurverwerking heb je als bedrijf minder administratieve mensen nodig, wat op de lange termijn weer zorgt voor een flinke kostenbesparing.
  • Meer veiligheid: Doordat de e-factuur gecontroleerd is op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer zijn, naast tikfouten, ook spookfacturen en dubbele facturen niet meer mogelijk.
  • Tijdsbesparing: Dankzij de automatische verwerking besparen je medewerkers veel tijd bij het verwerken van de facturen. Zij houden hierdoor meer tijd over voor overige werkzaamheden.

Flink wat voordelen dus. Het is daarom belangrijk om het volume van je elektronische verkoopfacturen te vergroten. Doe je dat niet, dan kun je de bovengenoemde voordelen in een mindere mate ervaren of zelfs mislopen.

De echt grote besparingen zijn dus pas voldoende te realiseren wanneer meerdere klanten e-facturen kunnen ontvangen. Daarom is het onboarden van je klanten op Peppol zo belangrijk. Maar hoe doe je dat? En welke afdelingen heb je hierbij nodig?


Wie heb je nodig bij de onboarding strategie?

Bij onboarding is het belangrijk dat je de juiste stakeholders betrekt. De benodigde medewerkers bevinden zich vaak binnen de afdeling financiën, ICT, verkoop en inkoop & contractmanagement.  

Een effectieve onboarding strategie start wat ons betreft bij het creëren van draagvlak binnen je eigen organisatie. Zorg ervoor dat je, naast de financiële afdelingen, ook de andere medewerkers en afdelingen bij het onboarden betrekt. Zij zorgen namelijk gezamenlijk voor het succes van e-facturatie binnen jouw organisatie.

Wanneer de interne organisatie overtuigd is van de voordelen van e-facturatie, is het van belang dat e-facturatie opgenomen wordt in de bedrijfsprocessen. Leg afspraken over e-facturatie vast in overeenkomsten, inkoop- en verkoopvoorwaarden en in de werkprocessen. Nieuwe klanten zijn op die manier vanaf de start bekend met e-facturatie en kunnen zich daarop voorbereiden.


Peppol-First strategie

Door alle facturen op Peppol aan te bieden maak je maximaal gebruik van de voordelen van Peppol. Jouw aangesloten klanten geven door hun koppeling impliciet aan dat ze van zoveel mogelijk leveranciers e-facturen willen ontvangen.

Door alle te verzenden facturen direct op Peppol aan te bieden krijgen deze klanten automatisch, zonder dat verdere afstemming nodig is, de facturen automatisch binnen.

Deze strategie is mogelijk door het Peppol Auto-Discovery Mechanisme. Klanten zonder Peppol ID krijgen de factuur alsnog per email, maar nu in combinatie met een UBL factuur en een link om hun ontvangend Peppol ID zelf te activeren.


Help bestaande klanten aan te sluiten op Peppol

Nu de bedrijfsprocessen zijn ingericht op e-facturatie is het zaak om je te richten op de bestaande klanten. Zoek binnen deze partijen naar quickwins. Dat zijn de bedrijven die je makkelijk en snel aan kunt sluiten. Op die manier test je eenvoudig of de interne organisatie goed is ingericht en bouw je cases op voor de onboarding van andere partijen.

Op basis van de klantgegevens bepaal je waar je wilt starten met de onboarding. Je kunt de 80/20 regel toepassen om snel een flink volume in de e-factuurstroom te genereren. Vergeet niet dat deze 20% vaak het meeste tijd kost. Hier valt dus een groot voordeel te behalen.


Hoe kun je klanten succesvol onboarden?

Er zijn verschillende manieren om klanten succesvol aan te     sluiten op het Peppol netwerk. Elk van deze onderdelen zullen we hieronder verder toelichten.


1. Communicatie met klanten

De communicatie met klanten is een belangrijk onderdeel van het
onboardingproces. We adviseren om een projectmanager aan te stellen die
zelf de bedrijven benaderd, de status bijhoudt en de prestaties terugkoppelt
aan de andere afdelingen. Idealiter wordt hier speciaal een medewerker voor
opgeleid of extern een specialist voor ingehuurd.

Hoe je de klant vervolgens het beste kunt benaderen is afhankelijk van het
type klant. We adviseren een e-mail en telefonische aanpak. Kijk daarbij goed
naar welke klant in een e-mailbericht opgenomen kan worden en welke
(grote) klant extra aandacht nodig heeft via telefonisch contact.


2. Trainen van interne afdelingen

Indien er gekozen wordt voor een zelfstandige aanpak zal er dus een
projectmanager aangesteld moeten worden.

Deze projectmanager zal ook de interne afdelingen (financiële administratie, marketing, verkoop & inkoop) moeten informeren over het onboarding-traject. Hier kunnen informatieve presentaties en trainingen voor worden gegeven.


3. Voorlichting externe partijen

Tot slot adviseren we om verschillende klanten uit te nodigen om hen
persoonlijk te informeren over e-facturatie en Peppol. Denk bijvoorbeeld
aan het geven van een voorlichtingsdag of een praktijkgerichte e-facturatie
workshop.

Tijdens deze evenementen kun je je klanten op de hoogte brengen
van de voordelen van Peppol en hoe ze dit netwerk kunnen gebruiken. Het
belangrijkste uitgangspunt hierbij is: wat levert het hen op?


Zelf regelen of liever uitbesteden?

De Peppol onboarding zelf doen of uitbesteden? Dit verschilt per organisatie. Als je het onboarden zelf wilt regelen adviseren we om een projectteam samen te stellen.

Naast de Projectleider, die het team aanstuurt en de voortgang van het project monitort, heb je projectleden van een aantal afdelingen nodig.

  1. Financiële Administratie: ondersteuning en beantwoording vragen van klanten en klanten
  2. Marketing & Communicatie: Ontwikkelen onboarding materiaal, documentatie en verspreiding via verschillende communicatiekanalen en beantwoording van vragen
  3. Verkoop: informeren nieuwe en bestaande klanten en aanspreekpunt voor vragen
  4. Inkoop: Informeren van nieuwe en bestaande klanten, opstellen en aanpassen van inkoop- en facturatiebeleid en beantwoorden van vragen van klanten
    Een succesvolle onboarding vraagt om duidelijke instructies voor klanten, zodat het aansluiten zo makkelijk en laagdrempelig mogelijk wordt. Het is daarom belangrijk dat de projectleden goed op de hoogte zijn van de materie en de ontwikkelingen van e-facturatie.

Wil je de Peppol Onboarding liever uitbesteden? Neem dan contact op met één van onze onboarding experts.


Hoe kunnen wij jou helpen?

Van alle Nederlandse bedrijven die in Nederland aangesloten zijn op Peppol is maar liefst 43% aangesloten via Storecove.

Wil je de customer onboarding liever uitbesteden? Wij kunnen je hier goed bij helpen bij. Zo hebben wij veel ervaring met het aansluiten van bedrijven op Peppol en beschikken we over een grote hoeveelheid kennis van de techniek.

Tijdens dit proces zorgen we ervoor dat je voldoende betrokken bent bij de onboarding en de regie daarop. Samen stellen we een plan van aanpak op, waarna wij de uitvoering volledig uit handen nemen.

Bij het opstellen van dit plan bespreken we gezamenlijk de strategie, stellen we doelen op en kiezen we communicatiemethodes die het beste passen bij jouw bedrijf.


Wat kun je van ons verwachten?

  1. We sturen een projectmanager naar jouw locatie, die vanaf daar het onboarding-proces zal begeleiden (met uitzondering van de corona-periode, waarbij dit voornamelijk via video calls en telefoongesprekken uitgevoerd zal worden). Overige projectleden worden vanuit jouw eigen organisatie geleverd
  2. We nemen het volledige onboarding-proces uit handen, zowel qua projectmanagement als qua uitvoering en contact met klanten.
  3. We zullen jouw klanten zelf benaderen via e-mail en telefoon. In noodzakelijke gevallen zullen we bij hen langsgaan op kantoor.
  4. Onze projectmanager zal verschillende workshops organiseren om zowel jouw medewerkers als interne afdelingen over de werking van Peppol te informeren. Als tweede fase worden voor je klanten workshops en informatiesessies georganiseerd.

Neem contact op met onze onboarding experts

Wil je je klanten aansluiten op het Peppol netwerk en denk je dat onze onboarding service jou kan helpen? Neem dan contact op met één van onze onboarding experts.

Samen zullen we in kaart brengen hoeveel - en welke - klanten je het beste kunt onboarden. Daarna maken wij een inschatting van de kosten op basis van het aantal aan te sluiten klanten.

Wil je de start van het onboardingsproces versnellen? Boek dan een gratis video call bij één van onze e-invoicing experts: https://meet.intercom.com/dkars


Meer informatie over PEPPOL Onboarding

Wil je meer informatie over Peppol Onboarding? Bel ons via: +31 (0) 20 261 17 91 of stuur een e-mail naar helpdesk@storecove.nl.


Lees ook:

Comments