Automatische factuurverwerking is sterk in opkomst. Nik Schuiling - oprichter van Zenvoices - legt uit hoe het werk van de accountant steeds interessanter wordt nu meer handmatig, administratief werk verdwijnt.
Wie is Zenvoices?
Zenvoices maakt het voor accountants en administratiekantoren makkelijker om bonnen en facturen te verwerken. Klanten mailen hun e-facturen, gescande facturen en/of digitale facturen naar een beveiligde Zenvoices-administratie, of uploaden ze in de mobiele app.
Zenvoices maakt vervolgens automatisch een boekingsvoorstel, welke na goedkeuring direct in het boekhoudpakket van de klant wordt verwerkt. Dit scheelt veel handmatig werk en bovendien gaat het veel sneller dan het traditionele proces.
Nik Schuiling zag dat de meeste bedrijven nog veel tijd besteden aan het verwerken van bonnen, inkoopfacturen en verkoopfacturen. “We besloten hiervoor een oplossing te bouwen”, vertelt Schuiling, een gepassioneerde software ontwikkelaar en data scientist:
“Hiervoor hadden we twee pilot-klanten: één administratiekantoor en één MKB-onderneming. In maart 2017 gingen we live. Het aantal gebruikers is sindsdien flink gegroeid en we ontvangen veel feedback dat we in sprints verwerken. Bijna iedere twee weken brengen we nieuwe releases uit.”
Nik Schuiling, oprichter ZenVoices
Aansluiten op het PEPPOL-netwerk
Zenvoices wil klanten een eenduidige wijze bieden om alle facturen te kunnen verwerken. Daarbij hoort ook een aansluiting op het Europese PEPPOL-netwerk. “We zijn op zoek gegaan naar een PEPPOL Access Point”, zegt Schuiling.
“We hebben verschillende binnen- en buitenlandse aanbieders vergeleken en hebben uiteindelijk gekozen voor Storecove. Storecove biedt namelijk een laagdrempelige oplossing die gemakkelijk en zonder langdurig implementatietraject geïntegreerd kon worden in onze software. Daarnaast voldoet Storecove aan de hoge kwaliteitseisen, waaronder ISO 27001.”
Lees ook: overstappen naar e-facturatie? Lees deze 5 stappen
De volgende stap: machine learning
Een volgende stap in het factuurverwerkingsproces is het controleren van facturen middels machine learning. Wanneer een factuur automatisch ingelezen is, moet niet alleen gecontroleerd worden of de gegevens op de factuur correct zijn, maar ook of de factuur correct ingelezen is, legt Schuiling uit.
“Met name wanneer met scan & herken software gewerkt wordt is dit laatste belangrijk. Daar is namelijke een grotere kans op herkenfouten. Met machine learning kunnen facturen - die in bepaalde mate afwijken van de historie - automatisch herkend worden en ter controle worden aangeboden bij een gebruiker. Zowel incorrecte of afwijkende facturen en herkenfouten kunnen we hierdoor automatisch detecteren."
Een eenvoudig voorbeeld: iedere maand ontvangt een bedrijf een factuur van een leverancier met een bedrag tussen 100 en 150 euro. Een nieuwe factuur van deze leverancier à 165 euro wordt ingelezen. Machine learning detecteert dat dit bedrag te veel afwijkt van normaal en geeft een waarschuwing aan de gebruiker:
“Zenvoices is bezig met de ontwikkeling van een dergelijk controlesysteem en verwacht deze eind dit jaar te lanceren”, aldus Schuiling. “Dit sluit aan op onze visie dat de rol van de gebruiker geleidelijk zal veranderen. Namelijk van het inboeken van facturen naar het controleren van het automatische factuurverwerkingsproces.”
Voorspelling: toename populariteit e-facturatie
De populariteit van e-facturatie zal de komende jaren sterk toenemen. “Met Zenvoices willen we hier een belangrijke rol in spelen en één oplossing bieden voor het verwerken van alle soorten facturen”, besluit Schuiling. “In dit proces zullen handmatige handelingen steeds verder geautomatiseerd worden.
Het wordt ook wel als Robotic Process Automation gehyped, maar wij vertellen liever gewoon wat er gaat gebeuren. Er wordt nog meer werk uit handen genomen door vergaande automatisering. Met Zenvoices gaan we mee met de marktvraag en tegelijkertijd ontwikkelen we onze software vooruitlopend op de trends, dus wij zijn er klaar voor!”
Lees ook: Krisja Henderickx van Autogrill: "Ik kan digitale facturatie van harte aanraden"
Meer informatie over e-facturatie?
Wil je meer weten over de voordelen van de overstap naar e-facturatie?
Bel ons via: +31 (0) 20 261 17 91 of stuur een e-mail naar helpdesk@storecove.nl.
Lees ook:
Comments