Wissen Sie noch nicht, was eine UBL-Rechnung ist? Lesen Sie dann hier die Erklärung: Was ist UBL?
1. Version der UBL-Rechnung
Jedes europäische Land folgt seiner eigenen Interpretation des UBL-Standards. In den Niederlanden arbeiten wir mit der UBL version 2.1 ("UBL-SI").
Wenn Ihr Kunde sich nicht in den Niederlanden befindet, ist die Wahrscheinlichkeit klein, dass dieser eine UBL-SI-Datei verarbeiten kann. Sie können das UBL-Format dann dem Land anpassen (zum Beispiel E-FFF für Belgien).
Es wird empfohlen, ausländischen Kunden die generische europäische UBL-Version zu schicken, und nicht die UBL-SI.
2. Tools für XML
UBL ist ein sehr kompliziertes XML-Format. Es wird davon abgeraten, ein DOM-Dokument selbst Schritt für Schritt aufzubauen. Benutzen Sie XSD um mit xjc die Java classes zu generieren. Wenn Sie kein Java benutzen, versuchen Sie dann trotzdem die Verbindung mit XSD-Tools zu suchen.
Genannte XSD ist die generische Version, doch diese kann auch für UBL-SI genutzt werden, da diese ein Subsetist. Sehen Sie sich die Übersicht in der Excel-Datei an, um zu erfahren, welche Elemente Sie benutzen müssen und welche nicht, sowie deren Bedeutung.
3. Kennen Sie das Ziel der UBL-Rechnung
Es ist wichtig, das Ziel der UBL-Rechnung zu kennen. UBL ist zwar ein Standard, trotzdem gibt es auch innerhalb der Niederlande einige Dialekte und Interpretationen. Sie sollten verschiedene Punkte berücksichtigen.
Die PDF in die UBL embedden
Als zweite Beilage bei der E-Mail, oder beide? Die UBL-Rechnung bietet die Möglichkeit, die PDF im Base64-Formatzu embedden. Einige Buchhaltungssoftware Pakete erwarten dies dann auch. Sie bieten nicht die Möglichkeit, das PDF als zusätzliche Beilage der E-Mail anzuhängen.
Andere Pakete sind wiederum nicht auf ein Feld in der UBL eingestellt, das so groß ist. Sie können die UBL-Rechnung überhaupt nicht verarbeiten. Manchmal verarbeitet ein Paket das PDF aus der UBL und aus der E-Mail, was in zwei PDF-Dateien beim Buchungsvorschlag resultiert.
Wenn UBL und PDF beide der E-Mail angehängt sind, sollten sie denselben Dateinamen haben, und nur unterschiedliche Erweiterungen.
Die Betreffzeile der E-Mail
Buchhaltungssoftware Pakete benutzen die Betreffzeile zum Weiterleiten. Wenn man zum Beispiel '[INK]' hineinschreibt, kann man damit bei manchen Paketen angeben, dass es eine Einkaufsrechnung betrifft. Dadurch landet die UBL-Rechnung am richtigen Ort in der Buchhaltung.
Es ist also wichtig zu wissen, wohin eine UBL-Rechnung geht, sodass man dies beim Generieren der UBL und der E-Mail berücksichtigen kann.
Sie können das Ziel der UBL-Rechnung bestimmen, indem Sie auf Ihrer Website angeben, an welches Buchhaltungssoftware Paket die elektronische Rechnung geschickt wird.
4. Bounce Management
Immer mehr Kunden erstellen eine spezielle E-Mail-Adresse, auf der sie die Rechnungen empfangen. Diese E-Mails enden direkt in der Buchhaltung des Kunden - oder nicht.
1. Wenn es ein Problem gibt mit der E-Mail oder der UBL, wird der SMTP Server die E-Mail verweigern (ein Hard Bounce, versenden sofort gescheitert).
2. oder die Buchhaltungssoftware empfängt die E-Mail, doch kann diese nicht verarbeiten. Die Buchhaltungssoftware wird dann eine Bounce-E-Mail an die MAIL FROM Adresse des SMTO Umschlags versenden (Soft Bounce).
Es ist wichtig, sowohl Soft- wie auch Hard Bounces zu verarbeiten. Dadurch vermeidet man, dass sich erst später herausstellt, dass Rechnungen nicht bezahlt wurden, da diese nicht angekommen sind.
5. Whitelisten
Zum Schluss: Einige Buchhaltungssoftwares wenden Whitelisting auf die MAIL FROM Adresse des SMTP Umschlags an und/oder auf die Adresse im From: Kopf der E-Mail selbst.
Falls Sie kein generisches Whitelisting mit den betreffenden Softwarepaketen abgesprochen haben, ist es wichtig, Ihren Kunden darauf hinzuweisen, dass Whitelisting möglicherweise notwendig ist. Der Kunde muss dies dann selbst in der Buchhaltungssoftware einstellen.
Vom PDF zum UBL mit Storecove
Es gibt also einiges zu beachten bei einer guten UBL Rechnung. Sie können dafür jedoch auch Storecove benutzen.
Alle eingehenden Rechnungen werden automatisch von einem PDF in ein UBL umgewandelt, bevor sie in Ihrer Buchhaltungssoftware landen.
Über Storecove schicken Sie einfach elektronische Rechnungen an Unternehmen, Behörden und Gemeinden (vorgeschrieben ab April 2019). Die Rechnungen werden dabei über das 100% sichere Peppol-Netzwerk versendet.
Haben Sie Fragen über UBL rechnungen?
Rufen Sie uns gerne an über +49 1522 269 7053 oder nehmen sie Kontakt mit uns auf.
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