Was ist UBL?

UBL Rechnungen werden immer mehr zum Thema. Aber was genau ist UBL? Und warum sollten Sie es verwenden?

In diesem Artikel beantworten wir die folgenden Fragen:

Was ist UBL?
Warum UBL verwenden?
Vorteile einer UBL-Rechnung?
Beispiel einer UBL-Rechnung
Erstellen einer UBL-Rechnung
Was kann Storecove tun?
Versenden von Rechnungen über Storecove

UBL (Universal Business Language) ist das Standardformat für die elektronische rechnungsstellung. Es handelt sich dabei um eine XML-Datei, die speziell für Rechnungen entwickelt wurde.

Eine UBL-Rechnung ermöglicht es, Rechnungsdaten von Buchhaltungspaket A an Buchhaltungspaket B zu senden. Die UBL-Rechnung kann direkt, d.h. ohne manuelle Eingabe, eingelesen werden. Es handelt sich also um keine PDF-Datei.

Auf diese Weise können der Rechnungssteller und der Empfänger über eine UBL-Rechnung miteinander kommunizieren, ohne miteinander bekannt sein zu müssen.

Außerdem ist es möglich, elektronische Rechnungen über das PEPPOL netzwerk an Privatunternehmen und öffentliche Behörden zu senden.

Warum UBL-Rechnungen verwenden?

Die manuelle Rechnungsbearbeitung entfällt. Denken Sie dabei etwa an das Herunterladen, Einloggen und Hochladen ins Buchhaltungspaket. Darüber hinaus braucht die Rechnung nicht gescannt oder an den Buchhalter weitergeleitet zu werden. Die UBL-Rechnung ist - sofort nach dem Versand - als Buchungsvorschlag beim Empfänger verfügbar.

Da die UBL-Rechnung sofort als Buchungsvorschlag verfügbar ist, wird die Rechnung von Unternehmen viel schneller bezahlt. Derzeit dauert dies durchschnittlich 16 Tage. Mit einer UBL-Rechnung sind es nur 3 Tage. Selbst wenn der Empfänger sein Buchhaltungspaket erst nach 5 Tagen öffnet, verläuft die Zahlung schneller als derzeit üblich.

Sender und Empfänger haben einen Echtzeiteinblick in ihre Buchhaltung. Es gibt keine Verzögerungen mehr aufgrund von verspäteten Zahlungen. Derzeit werden für die manuelle Rechnungserfassung noch durchschnittlich 16 Tage benötigt.

Der Empfänger weiß, dass die Rechnung fehlerfrei ist. UBL-Rechnungen werden automatisch eingelesen, wodurch Tippfehler und unrechtmäßige Forderungen unmöglich sind. Das Senden und Empfangen von E-Rechnungen bietet also viele interessante Vorteile. Sie können es jetzt kostenlos testen. Klicken Sie dazu einfach auf die folgende Schaltfläche.

Vorteile einer UBL-Rechnung

Das Versenden von UBL-Rechnungen bietet also sowohl dem Sender als auch dem Empfänger einige interessante Vorteile:

100% Erkennung - Die Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und sind äußerst akkurat.
0% Fehlerquote - „menschliche Fehler“ kommen nicht mehr vor.
Keine Buchungsverzögerung - die UBL-Rechnung geht direkt in die Buchhaltung des Empfängers.
Schnellere Zahlung - Rechnungen werden durchschnittlich 16 Tage früher bezahlt.
Weniger Personalaufwand - aufgrund der automatischen Erkennung und Verarbeitung werden weniger Arbeitskräfte benötigt.
Deutlich mehr Effizienz - das Arbeiten mit UBL-Rechnungen ist schneller und kostengünstiger.
Kostenreduktion - Sie verlieren keine Zeit mehr (und Zeit = Geld) für die manuelle Rechnungsverarbeitung.

Möchten Sie E-Rechnungen selbst ausprobieren? Klicken Sie bitte hier.

Beispiel einer UBL-Rechnung

Sie wissen nun, dass das Senden und Empfangen von UBL-Rechnungen viele Vorteile bietet. Doch wie sieht eine solche UBL-Rechnung eigentlich genau aus?

In technischer Hinsicht besteht eine elektronische Rechnung aus XML, einer Programmiersprache, mit der Daten gespeichert und strukturierte Daten angezeigt werden können.

So sorgt eine XML-Rechnung dafür, dass die Daten künftig automatisch erkannt werden.

In der Abbildung unten können Sie sehen, wie die Rechnungsdaten einer UBL-Rechnung eingelesen werden. In diesem Fall wurde der Lieferant noch nicht erkannt.

Der Empfänger muss den Lieferanten nur einmal hinzufügen. Nachfolgende Rechnungen werden dann als Buchungsvorschlag automatisch demselben Lieferanten zugeordnet.

Diese Wiedererkennung ermöglicht eine wesentlich schnellere Rechnungsverarbeitung. Es sind keine manuellen Zwischenschritte mehr erforderlich, um die Rechnung zu scannen, zu prüfen oder gar auszudrucken.

So wird nicht nur in Buchhaltungs- und Verwaltungsbüros viel Zeit gespart, sondern auch in Unternehmen und KMUs jedweder Branche.

Was kann Storecove tun?

Wenn Sie eine UBL-Rechnung von einem Kunden erhalten, gelangt diese erstmal nur in Ihren Posteingang.

Praktischer ist es natürlich, wenn die Rechnung direkt in Ihrem Buchhaltungspaket zu finden ist und dort sofort als Buchungsvorschlag bereitsteht.

Alle Rechnungen automatisch in Ihr Buchhaltungspaket:

Über die Inbox von Storecove können Sie dafür sorgen, dass die UBL-Rechnung automatisch an Ihr Buchhaltungspaket weitergeleitet wird. Die Verwendung dieser Inbox ist einfach. Der Zielort der Rechnung muss nur einmal eingeben werden.

Diese Rechnungen werden direkt erkannt und automatisch von PDF in UBL umgewandelt. Alle eingehenden Rechnungen werden also automatisch verarbeitet. Das spart viel unnötige Arbeit und somit auch Zeit.

Versenden von Rechnungen über Storecove?

Da es sich bei Storecove um einen PEPPOL Access Point handelt, können e-Rechnungen auch versendet werden. Sie erhalten dafür eine Peppol-ID, mit der Sie Rechnungen an Privatunternehmen und öffentliche Behörden senden können.

Diese Art der Fakturierung ist die Zukunft der Rechnungserstellung. Ab nächstem Jahr wird dies von den staatlichen Behörden (einschließlich der Gemeinden) sogar vorgeschrieben. Es ist daher ratsam, schon frühzeitig in diese Entwicklung einzusteigen.

Möchten Sie es gleich ausprobieren? Klicken Sie auf die folgende Schaltfläche und testen Sie es für Ihre eigene Buchhaltung.

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