Staffing Management Services (Staffing MS) is 10 jaar geleden opgericht door Rob de Laat en Wouter Waaijenberg, beide toentertijd intermediair.

Hun missie was, en is nog steeds, om opdrachtgevers grip te bieden op het inhuurproces van externen.

"Betaaltermijnen worden vaak overschreden."

Staffing MS doet het contractbeheer, dossierbeheer en de facturatie voor klanten. Waaijenberg bemoeit zich graag met deze processen:

“Betaaltermijnen worden vaak overschreden in deze business”, stelt Waaijenberg. “Dit heeft meestal te maken met de administratieve afhandeling, waarbij de factuur langs verschillende afdelingen moet om geaccordeerd te worden. Dit is niet efficiënt.”

Sinds 2017 is het voor leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten e-facturen te sturen. PDF-facturen zijn niet meer toegestaan. Om de facturen digitaal te kunnen aanbieden werkt Staffing MS nu samen met Storecove.

“Normaal stuurden we een PDF naar de klant. Nu sturen we een signaal naar Storecove. Via het PEPPOL-netwerk stuurt Storecove de UBL-facturen (Europese standaard) van boekhouding naar boekhouding. Wij zijn blij met dit soort oplossingen, want het helpt ons het proces te optimaliseren voor de opdrachtgever”, aldus Waaijenberg.

Waarom is Staffing MS overgestapt naar e-facturatie?

“Verplichtstelling door de overheid was niet de reden om hiermee te beginnen. Wij gebruikten al een XML-format. Een uniforme factuur standaard geeft ons veel meer ruimte om dingen generalistisch op te lossen. Het is niet voor één klant, maar voor een heleboel klanten een oplossing. Ons proces wordt er ook efficiënter van. Minder stapjes, minder papierwerk én minder handmatig werk.”

Voor Staffing MS is dit een manier om een win-winsituatie te creëren. Bijvoorbeeld door betalingen over te nemen, e-factureren te faciliteren en nieuwe apps in te zetten om uren te accorderen.

“We zijn altijd op zoek naar verdere optimalisaties”, aldus Waaijenberg. “Een ander mooi voorbeeld is reversed billing. Dan hoeft de leverancier ons geen factuur meer te sturen. Wij sturen hen een factuur op basis van wat de opdrachtgever aan uren heeft goedgekeurd."

"Het enige wat de leverancier nog hoeft te doen is een eigen invoice-nummer toekennen en indienen. Wij kunnen de facturen ook elektronisch aanbieden in UBL, zodat de leverancier deze direct in de boekhouding kan verwerken.”

"Een sneller betaalproces heeft concurrentievoordeel"

Het is een goede tijd om in de flexibele arbeidsmarkt te zitten. Er heerst schaarste. In steeds meer beroepsgroepen melden werkgevers een tekort aan geschikte professionals.

Waaijenberg merkt dat met name om ICT-professionals de strijd is losgebarsten. Dat betekent dat je als opdrachtgever creatiever moet zijn in het afsluiten van overeenkomsten met leveranciers. Maar hoe zorg je dat leveranciers aan jou leveren en niet je concurrent?

"Wees zichtbaar en kom afspraken na. Daardoor zorg je dat leveranciers verbonden blijven. Een sneller betaalproces is hier ook onderdeel van. Wanneer je bij de ene opdrachtgever drie maanden op je geld moet wachten en bij de andere netjes binnen 30 dagen betaald krijgt, weet je wel waar de professional naar toe gaat. We kunnen de poel niet groter maken, maar je kunt wel zorgen dat zij aan je gebonden worden. Procesoptimalisatie helpt mee. Hoe laagdrempeliger, hoe beter.”

“Ik sta altijd open voor innovatie, want zo kun je de dienstverlening verbeteren naar je klanten toe”, besluit de directeur van Staffing MS. “Maar het houdt onze interne organisatie ook scherp. Wat doe je handmatig en wat kun je procesmatig oplossen? Wij blijven altijd zoeken naar verdere verbeteringen.”

Wie is Staffing Management Service?

“We zagen dat veel leveranciers hun eigen wil en voorkeuren oplegden aan opdrachtgevers. Als neutrale organisatie nemen we de externe inhuur van flexibele professionals in beheer voor opdrachtgevers. We zetten de klantvraag van opdrachtgevers uit in de markt van leveranciers en zzp’ers. Daar filteren we vervolgens de juiste kandidaten uit, die we aanbieden aan de klant", aldus Waaijenberg.

"We hebben een open netwerk waarop zzp’ers en leveranciers zich kunnen registreren. Zij kunnen zich zichtbaar maken voor de klantenportefeuille van bepaalde rollen en segmenten. Wij bemiddelen namens de klant, maar etaleren onszelf daar niet tussen. Wij positioneren ons juist als verlengstuk van de opdrachtgever.”

“Wij zorgen voor voldoende aanwas van leveranciers”, vertelt Waaijenberg. “We zijn zelf dus geen uitzendbureau of intermediair, maar een managed service provider die namens de opdrachtgever handelt. Wij leveren geen eigen mensen.”

Meer informatie over e-facturatie?

Wil je meer weten over de voordelen van de overstap naar e-facturatie?

Bel ons via: +31 (0) 20 261 17 91 of stuur een e-mail naar helpdesk@storecove.nl.

Lees ook:

• Alles over de verplichte elektronische facturatie
• Hoe kan ik e-facturen verzenden en ontvangen?
• Waarom overstappen op e-facturatie?
• Waarom e-facturatie veel efficiënter is dan wat je nu doet
• Krisja Henderickx van Autogrill: "Ik kan digitale facturatie van harte aanraden"