Ab April 2019 müssen alle Unternehmen auf Anfrage elektronische Rechnungen an die Behörden schicken. Doch ist Ihr Unternehmen schon bereit dazu?

In diesem Artikel lesen Sie alles über elektronische Rechnungen und den vorgeschriebenen Versand:

1. Warum ist es erforderlich, den Behörden elektronische Rechnungen zu schicken?
2. Was ist eine elektronische Rechnung?
3. Wie kann ich den Behörden elektronische Rechnungen schicken?
4. Was ist mit den niederländischen Gemeinden, Provinzen und Wasserbehörden?
5. Was sind die Vorteile von elektronischen Rechnungen?
6. Wie die Restaurantkette Autogrill 2 zusätzliche Arbeitstage pro Monat schafft.
7. Ich will als Unternehmen e-Rechnungen verschicken.

Warum ist es erforderlich, den Behörden elektronische Rechnungen zu schicken?

Jedes Jahr werden Millionen von Rechnungen an die Behörden geschickt. Diese Rechnungen werden zum großen Teil von Hand bearbeitet, was viel Zeit und Geld kostet. Außerdem werden regelmäßig (Tipp-)Fehler gemacht.

Das Wirtschaftsministerium fördert deshalb die Nutzung von elektronischen Rechnungen von Unternehmen, die Rechnungen für Behörden ausstellen.

| Die Forschungsergebnisse von Deloitte zeigen, dass bei einem frühzeitigen Umstieg der Niederlande auf E-invoicing, Unternehmen jährlich €1,2 Milliarden einsparen. |

Um dies zu schaffen, fordert das Kabinett schon ab dem 1. Januar 2018, dass Lieferanten der Regierung ihre Rechnung elektronisch ausstellen müssen.

Zur Zeit gilt dies nur für neue Kaufverträge, ab April 2019 jedoch für alle Rechnungen an die Behörden. Mit dem Stichtag vom 1. Januar 2018 war dies auch mit einem konkreten Datum verbunden.

Das Ministerium findet, dass die Niederlande bei dem Übergang zu elektronischen Rechnungen, der zur Zeit in Europa stattfindet, nicht hinterherhinken darf.

Außerdem bestimmt die europäische Richtlinie (2014/55/EU), dass spätestens Ende 2018 alle Beschaffungsdienste in Europa elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Elektronische Rechungen sind XML-Dateien, die direkt von einem System zu dem anderen System geschickt werden.

Es ist eine strukturierte, digitale Datei, bei der Daten (wie Firmenname und Handelskammer-Nummer) immer an derselben Stelle stehen und ihre eigene Bedeutung haben. Eine elektronische Rechnung ist keine PDF-Datei.

Dank der Möglichkeit, Rechnungen von einem System ins andere auszustellen, ist es nicht mehr notwendig, Rechnungen von Hand zu bearbeiten.

Dadurch landet eine elektronische Rechnung direkt in der Buchhaltungssoftware des Empfängers. Die Rechnung muss nicht mehr von Hand verbucht werden. Sowohl kurz- wie auch langfristig ist dies viel effizienter.

Unten stehend sehen Sie ein Beispiel einer elektronischen Rechnung (im UBL-Format), im Buchhaltungsprogramm 'Exact'.

Wie kann ich Behörden elektronische Rechnungen ausstellen?

Elektronische Rechnungen lassen sich - bei den meisten Buchhaltungssoftwares - einfach aus dem eigenen Modul verschicken.

Vorher sollten Sie jedoch einige Punkte berücksichtigen:

1. Um elektronische Rechnungen über das gesicherte europäische Netzwerk versenden zu können, müssen Sie erst eine Peppol-ID anfordern (Beispiel: siehe untenstehende Abbildung).


2. Sie können nur UBL-Rechnungen über das gesicherte europäische PEPPOL-Netzwerk versenden (das Versenden von PDF-Rechnungen ist nur als Teil einer UBL-Rechnung möglich). Sie können sich bei einem Access Point anmelden, um Zugang zu diesem Netzwerk zu bekommen.

Für den Erhalt einer Sender-Peppol-ID müssen Sie nur in Storecove das untenstehende Formular ausfüllen. Die Daten werden innerhalb eines Tages validiert.

Haben Sie bereits Zugang zum Peppol-Netzwerk? Dann können Sie sofort damit anfangen, elektronische Rechnungen auszustellen. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, lesen Sie, wie das geht.

Was ist mit Gemeinden, Provinzen und Wasserbehörden?

Gemeinden, Provinzen und Wasserbehörden müssen die neuen Fakturierungstechniken zeitnah umsetzen.

Ab April 2019 müssen sie elektronische Rechnungen empfangen können:

| "Alle öffentlichen Auftraggeber müssen spätestens bis zum 18. April 2019 die notwendigen Vorkehrungen treffen, um genauso wie die Regierung, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können (EU-Richtlinie 2014/55/EU und deren Umsetzung in der Ausschreibungsgesetzgebung). Viele Behörden werden erwartungsgemäß schon viel früher bereit sein, und der Verpflichtung entgegenkommen, ihren Lieferanten elektronische Rechnungen zu schicken." |

Was sind die Vorteile vom Versenden elektronischer Rechnungen?

Elektronische fakturierung bietet Unternehmen viele Vorteile. Vor allem in Bezug auf Zeit, Bequemlichkeit, Sicherheit und Schnelligkeit bei der Verarbeitung von Rechnungen.

Hier unten sehen Sie einige spezifische Beispiele:

• Sie sparen viel Zeit bei der Buchhaltung (selbst Rechnungen verbuchen ist nicht mehr notwendig).
• Der Papierfluss bleibt aus.
• Rechnungen müssen nicht mehr gescand werden.
• Die Verarbeitung verläuft automatisch.
• Keine Rechnungsfehler mehr.
• Keine Druck- und Portokosten.
• Schnellere Finanzberichte.

Wenn ein Unternehmen auf elektronische Rechnungen umsteigt, verschwindet der vollständige manuelle Prozess, wie das Downloaden, Einloggen und Hochladen einer PDF-Rechnung (keine elektronische Rechnung) in die Buchhaltungssoftware.

Eine elektronische Rechnung muss außerdem auch nicht gescand oder an den Buchhalter weitergeleitet werden.

Da die Rechnungen auch sofort als Buchungsvorschlag bereitstehen, sind Unternehmen schneller geneigt die Rechnung zu bezahlen.

Auch wenn der Empfänger seine Buchhaltungssoftware erst nach 3 Tagen öffnet, ist die Zahlung immer noch schneller, als was zur Zeit üblich ist. Außerdem bekommt ein Unternehmen Echtzeit-Einsicht in die Verwaltung.

Schlussendlich weiß der Empfänger, dass die Rechnung fehlerlos ist, da diese automatisch - als XML-Datei- eingelesen wird. Dadurch sind Tippfehler nicht mehr möglich.

Auch Geisterrechnungen gehören der Vergangenheit an, da das Netzwerk nur aus validierten Sendern und Empfängern besteht.

Wie Restaurantkette Autogrill 2 zusätzliche Arbeitstage pro Monat schafft

Wenn ein Unternehmen (sehr) viele eingehende und ausgehende Rechnungen verarbeiten muss, kann der Umstieg auf elektronische Rechnungen einen großen Effizienzgewinn bedeuten.

Seit das elektronische Fakturierungssystem über Peppol in ganz Europa standardisiert wurde, und jetzt auch das UBL-Format Standard geworden ist, erkennen viele Unternehmen, dass sich der Umstieg lohnt.

So kann man zum Beispiel im Erfahrungsbericht von Autogrill lesen, wie das Unternehmen dank elektronischer Fakturierung 2 'zusätzliche' Arbeitstage pro Monat geschaffen hat.

Doch nicht nur Autogrill ist mit dem Umstieg auf elektronische Rechnungen froh. Auch Medical ist sehr positiv:

| "Wir nutzen Blue10 um unsere eingehenden Rechnungen einzuscannen. 99,5% werden ordentlich eingelesen. Der Vorteil von XML ist, dass es 100 Prozent korrekt einliest, wenn man das Mapping gut eingestellt hat. Damit spart man sich eine Kontrolle. Wir müssen jetzt noch kontrollieren, ob das, was das System eingelesen hat, korrekt ist. Doch die Scannen- und Erkennen-Lösung spart uns bereits viel Arbeit." |

Ich möchte als Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen.

Möchten Sie gerne elektronische Rechnungen ausstellen und/ oder empfangen? Fordern Sie dann erst eine Peppol-ID an. Diese ID ermöglicht es, elektronische Rechnungen über das gesicherte europäische Fakurierungsnetzwerk zu versenden.

Sie können die ID kostenlos und einfach anfordern:

1. Erstellen Sie kostenlos ein Konto bei Storecove
2. Navigieren Sie in unserer Umgebung nach Versenden > Peppol.
3. Klicken Sie auf Versender erstellen und geben Sie die Firmendaten ein.
4. Wählen Sie die Zusendung über Gesicherte E-Mail oder API
5. Klicken Sie nun auf Speichern und Validierung anfordern. Innerhalb eines Tages erhalten Sie eine E-Mail mit Ihrer Peppol-ID.

P.S. Wenn Ihr eigenes Softwarepaket noch keine UBL liefern kann, wird Storecove die Rechnungsdaten ins UBL-Format umwandeln