Man sieht das Wort immer öfter. Peppol. Vielleicht weil Ihre Kunden UBL Rechungen haben möchten. Oder weil Sie elektronische Rechnungen an Behörden schicken müssen.
Das Peppol netzwerk spielt dabei eine wichtige Rolle. Doch was ist PEPPOL genau? Wie funktioniert es? Und warum sollte man es benutzen?
Wir haben gemerkt, dass diesbezüglich noch viel Unklarheit herrscht. Darum beantwortet der e-Fakturierungsdienst Storecove in diesem Artikel die folgenden Fragen:
- Was ist PEPPOL?
- Warum PEPPOL benutzen?
- Was ist eine PEPPOL-ID?
- Wie kann ich mich dem Peppol netzwerk anschließen?
- Welche Unternehmen sind bereits mit Peppol verbunden?
- Wie sendet man Behörden elektronische Rechnungen?
- Ans Peppol netzwerk anschließen
- Wie kann man elektronische Rechnungen versenden und empfangen?
- Gründung des PEPPOL netzwerk
- Wieviele Unternehmen sind an das PEPPOL netzwerk angeschlossen?
- Mit PEPPOL starten
Was ist PEPPOL?
PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine. Das Netzwerk wurde 2008 als Testprojekt der europäischen Kommision gegründet.
Über das PEPPOL netzwerk können angeschlossene Organisationen geschäftliche Dokumente austauschen, wie zum Beispiel verschiedene elektronische Formate. Ein Beispiel für solch ein Format ist die UBL-Rechnung.
Oder auch: über PEPPOL kann man sicher elektronische Rechnungen an Unternehmen und Behörden in ganz Europa schicken.
Warum PEPPOL benutzen?
Ab 1. Januar 2017 müssen neue Lieferanten der Regierung elektronische Rechnungen schicken. Auch die Geschäftwelt fordert immer häufiger elektronische Rechnungen über PEPPOL an. Vor allem, weil dies viel sicherer ist.
Sie können das Peppol netzwerk als eine Art 'Telefonnetzwerk' für Rechnungen betrachten. Über dieses Netzwerk können Unternehmen einander gesicherte Nachrichten schicken; in diesem Fall also UBL-Rechnungen.
Wenn jemand Ihnen eine SMS schickt, können Sie dieselbe Person nach einmaligem Hinzufügen immer erkennen. Sie benötigen dafür nur eine 'Telefonnummer'.
Das PEPPOL netzwerk funktioniert dabei genau so. Statt einer Telefonnummer besitzen Sie jedoch eine sogenannte Peppol-ID.
Was ist eine Peppol-ID?
Mit einer Peppol-ID können Unternehmen und Behörden einander automatisch identifizieren. Genauso wie der Name von jemandem erscheint, der Sie anruft.
Eine Peppol-ID besteht aus einer einzigartigen ID-Nummer, wie zum Beispiel:
- Eine Handelskammer-Nr.;
- Eine MwSt.-Nr.;
- Eine USt-IdNr.
Beispiel Peppol-ID: DE:MwSt:12345678
Dank diesen ID-Nummern gibt es keine Missverständnisse mehr darüber, wer Sender und Empfänger sind. Geisterrechnungen und Tippfehler sind dadurch nicht mehr möglich.
Wie kann ich mich dem Peppol netzwerk anschließen?
Um elektronische Rechungen über das PEPPOL netzwerk versenden zu können, müssen Sie sich erst mit einem Access Point verbinden.
Diese Access Points erfüllen eine ähnliche Rolle wie Vodafone und T-Mobile für Handynutzer. Wo diese Provider dafür sorgen, dass Sie mit dem Handy ins Internet können, verbinden Access Points Sie mit dem Peppol netzwerk.
Entsprechend dem Prinzip ‘connect one, connect to all’, können Sie danach alle PEPPOL-Nutzer erreichen, egal mit welchem Access Point diese verbunden sind.
Es gibt etwa 200 Access Points, darunter auch Storecove.
Wie sendet man elektronische Rechnungen an die Behörden?
Ab April 2019 müssen alle Lieferanten Behörden elektronische Rechnungen schicken. Für neue Lieferanten gilt dieses Gesetz bereits.
E-Rechnungen sind übrigens keine PDF-Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist eine digitale UBL-Datei, die direkt von einer Buchhaltung zur anderen geschickt wird. Es ist also wichtig, erst UBL- Rechnungen zu haben.
Danach können Sie die Rechnung - über das PEPPOL netzwerk - an die Deutsche Regierung schicken.
Muss Ihr Unternehmen elektronische Rechnungen an Behörden versenden? Lesen Sie hier mehr.
Ans Peppol netzwerk anschließen
Sie können sich dafür entscheiden, elektronische Rechnungen über Storecove zu versenden (oder zu empfangen).
Storecove ist ein Peppol Access Point, was bedeutet, dass die Organisation ans Peppol netzwerk angeschlossen ist.
Sie erhalten eine Peppol-ID, mit der Sie elektronische Rechnungen versenden können. In der Abbildung unten sehen Sie, wie dies funktioniert.
Gründung des PEPPOL netzwerk
Das Ziel von PEPPOL war, ausländische Einkäufe für europäische Behörden einfacher zu gestalten.
Dafür wurden technologische Standards entwickelt, die alle Behörden in Europa umsetzen konnten.
Vor PEPPOL benutzten internationale Unternehmen nämlich noch unterschiedliche Netzwerke, um Rechnungen zu versenden und zu empfangen.
Da diese Netzwerke nicht miteinander verbunden waren, musste trotzdem noch häufig eine Rechnung auf Papier mitgeschickt werden.
Wieviele Unternehmen sind an das PEPPOL netzwerk angeschlossen?
Das PEPPOL-Testprojekt endete 2012, doch die entwickelten Bereiche und Zuständigkeiten wurden von der Non-Profit-Organisation OpenPEPPOL übernommen.
Inzwischen wird das Netzwerk von unterschiedlichen europäischen Behörden, Dienstleistern und Privatunternehmen genutzt. Außerdem findet es auch außerhalb der EU Beachtung.
Ende 2016 waren bereits 72.000 europäische Unternehmen und Behörden an das PEPPOL netzwerk angeschlossen.
PEPPOL ist keine eProcurement-Plattform. Es basiert auf den bereits vorhandenen eProcurement-Systemen - die früher nicht miteinander kommunizieren konnten - indem sie mit einer neuen ICT-Infrastruktur aneinander gekoppelt wurden.
Es gibt eine einfache Möglichkeit, herauszufinden, welche Ihrer Kunden / Lieferanten bereits im Peppol-Netzwerk sind. Hierfür können Sie das Peppol Search Portal verwenden.
Keine Roamingkosten
Zwischen den Access Points bezahlt man keine Roamingkosten. Also auch wenn Sie sich für Ihre elektronische Fakturierung mit einem Kunden verbinden, der einen anderen Serviceprovider hat, gilt, dass die Serviceprovider keine zusätzlichen Kosten berechnen dürfen.
Es ist für die Verbindung übrigens unwichtig, ob eine Organisation einen anderen Serviceprovider hat: Alle Access Points haben miteinder vereinbart, dass die vorhandenen eProcurementanwendungen und die für elektronische Fakturierung aneinander gekoppelt werden.
Wenn Ihre Organisation bereits ein P2P nutzt, kann Ihr Serviceprovider Sie mit jeder andern Organisation des Netzwerks verbinden.
Mit PEPPOL starten
Da Lieferanten Behörden nun elektronische Rechnungen schicken müssen, steigen auch immer mehr Unternehmen auf e-Fakturierung um. Es ist also praktisch, um selbst auch darauf umzusteigen.
Sie können es auch erst ausprobieren. Klicken Sie dafür auf den Button unten.
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