ProActive is leverancier van SaaS gebaseerde en in eigen huis ontwikkelde software-oplossingen. Deze oplossingen zijn gericht op het managen en verbeteren van purchase-to-pay-processen. Het kernproduct is de Spend Cloud, een online oplossing waarmee organisaties hun geldstromen kunnen beheren, zodat zij zich volledig op hun kerntaken kunnen richten.

Eén van de oprichters - en tevens geïnterviewde - is Heiko Bonenkamp. Samen met zijn broer en een andere partner begon hij het ICT-bedrijf toen hij nog economie studeerde 20 jaar geleden. Sinds die tijd is het bedrijf flink doorgegroeid.

ProActive is maar liefst 6 keer genomineerd voor de FD Gazelle Award voor snelgroeiende bedrijven. Wat doen jullie voor bedrijven? "Zo'n 12 jaar geleden begonnen we met het huidige concept - de Spend Cloud. Een zorginstelling met 20 vestigingen had een probleem”, vertelt Bonenkamp. “Ze beheerden centraal de geldstromen, maar hun vestigingen hielden niet alles goed bij. Konden we niet een tool bouwen om alle transacties makkelijk in de centrale boekhouding te kunnen verwerken? "Ja"’, was ons antwoord.

We bouwden een soort SaaS-database in een tijd dat SaaS eigenlijk nog niet bestond. Onze klant ging aan de slag met dit kassysteem en ze waren heel tevreden. Het werkte zelfs zo goed dat ze het aan andere zorginstellingen aanbeveelden. We maakten iets één keer en verkochten het twintig keer, vanaf toen ging het hard. Het huidige ProActive was geboren.”

Na het ‘geldstroom-probleem’ kwam al snel een andere hindernis boven tafel: factureren. “De facturen komen centraal binnen. En de budgethouders zitten verspreid over alle vestigingen”, legt Bonenkamp uit. “Zo gaat het vaak bij typische ondernemingen waar we ons op richten; centraal aangestuurde organisaties met veel vestigingen. Ze willen graag dat hun middelen goed aan de bron geregistreerd worden, en vervolgens gecontroleerd en verwerkt in het financiële systeem. Als dat op orde is, kunnen ze zich met hun kerntaken bezighouden en worden hun mensen minder in beslag genomen door administratieve rompslomp.”

Welke obstakels zijn jullie gaandeweg tegengekomen? "Bij het facturatievraagstuk hebben we niet gekeken of er al zoiets bestond in de markt. We besloten gewoon te gaan bouwen hoe we vonden dat het zou moeten werken. Er is veel meer mogelijk geworden in 12 jaar. Toch zijn er obstakels. Veel leveranciers van onze klanten kunnen nog niet elektronisch factureren. Iedereen wil dat wel, maar er is gebrek aan tijd. En dus gaat het langzaam. Prioriteiten liggen toch vaak bij de dagelijkse business. Daarom is het percentage UBL-facturen dat verstuurd wordt nog vrij beperkt”, legt Bonenkamp uit.

Hoe hebben jullie dit e-facturatie probleem opgelost? "Onder andere door ons aan te sluiten op het PEPPOL netwerk via access point Storecove. Klanten krijgen hiermee de mogelijkheid elektronisch te factureren naar alle mogelijke ontvangers via het PEPPOL netwerk. Het werkt super simpel: je stuurt de factuur en de ontvanger krijgt deze direct als boekingsvoorstel in het boekhoudpakket. Je accordeert deze. Vervolgens wordt de factuur betaald en automatisch verwerkt in de boekhouding. De uitdaging is klanten aan boord te krijgen. De techniek kan feilloos werken, maar de mensen moeten mee. Wij proberen het pad voor hen zo glad mogelijk neer te leggen.”

Als het zo goed werkt waarom is nog niet 100 procent van de facturen digitaal? “Tja, dat zou mooi zijn”, aldus de ondernemer achter ProActive. “Er zijn nog obstakels. Ik denk dat er nog een stuk onwetendheid is over de mogelijkheden en dat nog niet alle administratieve systemen zo ver zijn. Ook willen klanten de hele keten meenemen. Dat is complexer. Maar PEPPOL is weer een grote stap vooruit. Elke repeterende handeling wil je eruit halen. En dat doet het. Dankzij de samenwerking met Storecove kunnen onze klanten facturen op één plek binnen krijgen in het formaat dat zij willen. En dus niet meer overal op alle vestigingen. Dat is grote winst.”

Wat is jullie volgende stap? Onze volgende" logische stap is robotic accounting. Dat is natuurlijk een buzzword, maar het gaat om het slimmer kunnen inzetten van data. Dat uiteindelijk steeds meer processen automatisch lopen. Niet alleen binnen jouw eigen organisatie, maar in de hele keten waarin je actief bent. Ik verwacht dat de versnelling die tot nu toe is uitgebleven de komende jaren echt gaat komen.”

Meer informatie over e-facturatie?

Bel ons via: +31 (0) 20 261 17 91 of stuur een e-mail naar helpdesk@storecove.nl.

Lees ook:

• Krisja Henderickx van Autogrill: "Ik kan digitale facturatie van harte aanraden"
• Eneco about e-invoicing: "Less manual work, fewer errors, and faster payments”
• Zenvoices over Storecove: "Een laagdrempelige oplossing"
• Staffing Management Service: "Minder stapjes, minder papier én minder handmatig werk"
• VDP Medical over Storecove: "Een flexibele oplossing zonder onnodige extra's"
• Alles over de verplichte elektronische facturatie