Vad är UBL?

Man hör allt oftare talas om UBL fakturor. Men vad är UBL? Och varför skulle du använda dig av det?

I den här artikeln besvarar vi följande frågor:

  1. Vad är UBL?
  2. Varför använda UBL-fakturor?
  3. Fördelar med UBL-fakturor
  4. Att själv skapa en UBL-faktura
  5. Att skicka fakturor via Storecove

Har du tagit emot UBL fakturor? Storecove konverterar alla dina fakturor från pdf till UBL redan innan dessa hamnar i bokföringssystemet.



Vad är UBL?

UBL (Universal Business Language) är standardformatet för elektronisk fakturering. Det är ett XML-dokument som är särskilt formgivet för fakturor.

En UBL-faktura gör det möjligt att skicka faktureringsuppgifter från bokföringspaket A till bokföringspaket B.

UBL-fakturan kan läsas in direkt, utan att föras in manuellt. Det är alltså inget pdf-dokument.

På så vis kan avsändaren och mottagaren av en UBL-faktura kommunicera med varandra utan att behöva känna varandra.

Det är därför möjligt att, via Peppol-nätverket, skicka e-fakturor till företags eller myndigheters registreringsnummer.



Varför använda UBL-fakturor?

Det medför många fördelar att skicka och ta emot e-fakturor:

  • Den manuella faktureringsprocessen bortfaller. Tänk på nedladdandet, inloggandet och uppladdandet i bokföringspaketet. Fakturan behöver därtill inte skannas eller vidarebefordras till revisorn. Så fort UBL-fakturan är skickad står den klar som bokningsförslag hos mottagaren.

  • Genom att UBL-fakturan genast är färdig som bokningsförslag betalar företagen fakturan mycket snabbare. För närvarande tar detta i genomsnitt 16 dagar. Med en UBL-faktura tar det 3 dagar. Även om mottagaren inte öppnar sitt bokföringspaket förrän efter 5 dagar sker betalningen ändå snabbare än vad som nu är brukligt.

  • Både avsändaren och mottagaren har inblick i administrationen i realtid. Processen försenas nämligen inte längre av sena betalningar, till följd av att det nu i genomsnitt tar 16 dagar att för hand boka en faktura.

  • Mottagaren vet att fakturan är felfri. UBL-fakturan importeras nämligen automatiskt, varigenom stavfel och spökfakturor inte längre är möjliga


Fördelar med UBL-fakturor

Det medför alltså ett antal intressanta fördelar att skicka UBL-fakturor, både för avsändaren och mottagaren:

  • 100 % identifierng – faktureringsuppgifterna identifieras automatiskt och är mycket exakta.
  • 0 % chans att det blir fel – "human errors" är ett minne blott.
  • Ingen frist för att boka fakturan – UBL-fakturan hamnar direkt i mottagarens bokföring.
  • Snabbare betalning – fakturor betalas i genomsnitt 16 dagar snabbare.
  • Det krävs mindre arbetskraft – tack vare automatisk identifiering och bearbetning krävs mindre arbetskraft.
  • Betydligt effektivare – det är snabbare och billigare att jobba med UBL-fakturor.
  • Lägre kostnader – du förlorar inte längre tid (och tid är pengar) med att behandla fakturor för hand.

Vill du själv testa e-fakturering? Klicka här för att testa det i ditt företag.



Att själv skapa en UBL-faktura

Den stora frågan är: Hur skapar man en UBL-faktura? Som tur är så kan de flesta bokföringspaket som finns online, såsom Exact, Yuki och Snelstart, klara denna tekniska utveckling väl.

Därför kan du själv skapa UBL-fakturor i ditt bokföringspaket. Dessa UBL-fakturor skickas med som bilaga i XML-format.

Kontrollera bara för säkerhets skull att denna inställning står "På". I vissa bokföringspaket är inställningen nämligen standard "Av".



Att skicka fakturor via Storecove

Eftersom Storecove är en Peppol Access Point är det också möjligt att skicka e-fakturor. Du får då ett Peppol-ID, som du kan använda för att skicka fakturor till KvK- och OIN-nummer (i Nederländerna).

Detta är framtidens sätt att fakturera. För myndigheterna i Nederländerna (såväl statliga som kommuner) blir det till och med obligatoriskt nästa år. Det är därför klokt att tidigt sätta sig in i den här utvecklingen. Hur e-fakturering precis går till läser du här.


Gratis ubl-testning >

Mer information om e-fakturering

Vänligen kontakta oss på +31 202 611 791 eller helpdesk@storecove.nl.


Läs också:

Comments