Man hör allt oftare talas om UBL fakturor. Men vad är UBL? Och varför skulle du använda dig av det?
I den här artikeln besvarar vi följande frågor:
- Vad är UBL?
- Varför använda UBL-fakturor?
- Fördelar med UBL-fakturor
- Att själv skapa en UBL-faktura
- Att skicka fakturor via Storecove
Har du tagit emot UBL fakturor? Storecove konverterar alla dina fakturor från pdf till UBL redan innan dessa hamnar i bokföringssystemet.
Vad är UBL?
UBL (Universal Business Language) är standardformatet för elektronisk fakturering. Det är ett XML-dokument som är särskilt formgivet för fakturor.
En UBL-faktura gör det möjligt att skicka faktureringsuppgifter från bokföringspaket A till bokföringspaket B.
UBL-fakturan kan läsas in direkt, utan att föras in manuellt. Det är alltså inget pdf-dokument.
På så vis kan avsändaren och mottagaren av en UBL-faktura kommunicera med varandra utan att behöva känna varandra.
Det är därför möjligt att, via Peppol-nätverket, skicka e-fakturor till företags eller myndigheters registreringsnummer.
Varför använda UBL-fakturor?
Det medför många fördelar att skicka och ta emot e-fakturor:
- Den manuella faktureringsprocessen bortfaller. Tänk på nedladdandet, inloggandet och uppladdandet i bokföringspaketet. Fakturan behöver därtill inte skannas eller vidarebefordras till revisorn. Så fort UBL-fakturan är skickad står den klar som bokningsförslag hos mottagaren.
- Genom att UBL-fakturan genast är färdig som bokningsförslag betalar företagen fakturan mycket snabbare. För närvarande tar detta i genomsnitt 16 dagar. Med en UBL-faktura tar det 3 dagar. Även om mottagaren inte öppnar sitt bokföringspaket förrän efter 5 dagar sker betalningen ändå snabbare än vad som nu är brukligt.
- Både avsändaren och mottagaren har inblick i administrationen i realtid. Processen försenas nämligen inte längre av sena betalningar, till följd av att det nu i genomsnitt tar 16 dagar att för hand boka en faktura.
- Mottagaren vet att fakturan är felfri. UBL-fakturan importeras nämligen automatiskt, varigenom stavfel och spökfakturor inte längre är möjliga
Fördelar med UBL-fakturor
Det medför alltså ett antal intressanta fördelar att skicka UBL-fakturor, både för avsändaren och mottagaren:
- 100 % identifierng – faktureringsuppgifterna identifieras automatiskt och är mycket exakta.
- 0 % chans att det blir fel – "human errors" är ett minne blott.
- Ingen frist för att boka fakturan – UBL-fakturan hamnar direkt i mottagarens bokföring.
- Snabbare betalning – fakturor betalas i genomsnitt 16 dagar snabbare.
- Det krävs mindre arbetskraft – tack vare automatisk identifiering och bearbetning krävs mindre arbetskraft.
- Betydligt effektivare – det är snabbare och billigare att jobba med UBL-fakturor.
- Lägre kostnader – du förlorar inte längre tid (och tid är pengar) med att behandla fakturor för hand.
Vill du själv testa e-fakturering? Klicka här för att testa det i ditt företag.
Att själv skapa en UBL-faktura
Den stora frågan är: Hur skapar man en UBL-faktura? Som tur är så kan de flesta bokföringspaket som finns online, såsom Exact, Yuki och Snelstart, klara denna tekniska utveckling väl.
Därför kan du själv skapa UBL-fakturor i ditt bokföringspaket. Dessa UBL-fakturor skickas med som bilaga i XML-format.
Kontrollera bara för säkerhets skull att denna inställning står "På". I vissa bokföringspaket är inställningen nämligen standard "Av".
Att skicka fakturor via Storecove
Eftersom Storecove är en Peppol Access Point är det också möjligt att skicka e-fakturor. Du får då ett Peppol-ID, som du kan använda för att skicka fakturor till KvK- och OIN-nummer (i Nederländerna).
Detta är framtidens sätt att fakturera. För myndigheterna i Nederländerna (såväl statliga som kommuner) blir det till och med obligatoriskt nästa år. Det är därför klokt att tidigt sätta sig in i den här utvecklingen. Hur e-fakturering precis går till läser du här.
Gratis ubl-testning >
Mer information om e-fakturering
Vänligen kontakta oss på +31 202 611 791 eller helpdesk@storecove.nl.
Läs också:
Comments