Alltfler företag ber om e-fakturor. Men varför gör de det? Och måste du också gå över till digitala fakturor?

Här ger vi dig de fem viktigaste fördelarna med digital fakturering.

1. Digital fakturering sparar mycket tid

Att skriva fakturan, trycka ut den, stoppa den i ett kuvert, frankera, se till att den blir postad och hoppas att den är framme hos kunden nästa dag ... Allt det där tar tid. Att skicka fakturan som pdf-bilaga till en e-post går snabbare, men kräver ändå ett antal handlingar.

En e-faktura skickar du till kundens bokföringsprogram genom att trycka på en knapp. Inga fler manuella, tidskrävande handlingar, som att sortera fakturor och skriva över faktureringsuppgifter i det finansiella systemet.

Undersökning visar att behandlingen av en e-faktura – från det att den tas emot tills den betalas – i genomsnitt tar fem minuter i anspråk. För en faktura i pdf-format tar det dubbelt så lång tid (10 minuter). För en pappersfaktura tar det inte mindre än 18 minuter per faktura.

2. E-fakturor behandlas snabbare än du tror

I motsats till en pappersfaktura behöver en e-faktura inte först hitta fram till rätt skrivbord inom ett företag.

Den digitala fakturan hamnar inom 1 sekund – med en musklick – i din kunds bokföringsprogram. Därefter behöver det inte kontrolleras om fakturan stämmer och om den är rätt införd i bokföringsprogrammet.

Till och med för behandling av en pdf-faktura krävs flera handlingar, såsom scanning, igenkänning och kontroll genom OCR. Med digitala fakturor blir fakturan direkt inläst och behandlad av administrationsmjukvaran och betalas automatiskt. Det medför naturligtvis också fördelar för betalningsfristen, som blir betydligt kortare.

3. Real-time insyn i ditt företags finanser

Med en papperskopia tar faktureringsprocessen i genomsnitt 16 dagar. Men med en e-faktura är den siffran 0. Fakturan behandlas nämligen direkt i kundens bokföringsmjukvara.

Härigenom får ditt företag real-time insyn i inköpsprocessen:

• Insyn i inkommande och utgående kassaflöden.
• Bättre kontrollmöjligheter vad gäller fakturornas status och plats.
• Bättre styrning när det gäller betalningsförpliktelser.
• Omedelbar real-time insyn i ditt företags finansiella position.

4. Digitala fakturor är de säkraste någonsin.

Digitala fakturor är extremt säkra. Risken för mänskliga fel är 0 %. Dessutom kan en e-faktura inte komma bort, skickas till fel person eller felbehandlas.

För att kunna skicka en e-faktura till ett annat företag måste du dessutom skaffa ett Peppol-ID för att få tillgång till det mycket säkra Peppol-nätverket.

ID:n består av unika identifieringsnummer, så att andra företag kan identifiera dig automatiskt. Du kan ansöka om ett Peppol-ID hos en auktoriserad Peppol Access Point.

5. Ditt företag kommer att spara mycket pengar

År 2012 skickade 62 % av alla företag fakturor som e-mailbilagor, vilket ledde till miljardbesparingar över hela världen. I genomsnitt – med porto-, material- och behandlingskostnader – motsvarar det en besparing på ungefär € 1,65 per faktura.

Men visste du att när företagen ser fördelarna med digital fakturering och går över till UBL-fakturor, så ökar besparingarna med en faktor på fyra till fem?

Tänk också på den mängd papper vi skulle kunna spara. Alla kuvert, utskrifter och kopior. Att minska på dem är inte bara bra för vår portmonnä, utan också för miljön. En win-win om du frågar mig.

Att börja med digital fakturering

Vill du gå över till e-fakturering? Storecove hjälper dig steg för steg i övergångsprocessen.

Ta kontakt med oss via vår chat eller ring 0031-20-2611791.

Hellre göra det själv? Registrera då ett konto direkt:

Mer information om e-fakturering

Vänligen kontakta oss på +31 202 611 791 eller helpdesk@storecove.nl.

Läs också:

• Vad är PEPPOL?
• Vad är UBL?
• Allt om den obligatoriska e-invoicing