VDP Medical over Storecove: "Een flexibele oplossing zonder onnodige extra's"

Jan Willem van Westerop, Manager Finance en HR, is nu 11 jaar de finance-man van VDP Medical. VDP biedt voor al haar klanten een oplossing: van een verbandtrommel tot de complete inrichting van een medische praktijk. Bij het bedrijf werken 32 mensen.

De inrichting was bij z'n aantreden nog erg klassiek met veel handmatig werk. Toen kwam er een nieuw ERP-systeem dat zorgde voor meer uniformiteit in de bedrijfsvoering:

Dat zorgde al voor een flinke reductie in papier en het makkelijk kunnen terugvinden van allerlei zaken”, aldus Van Westerop. “De overgang op e-factureren heeft hier verder aan bijgedragen.”

Per 1 januari 2017 is het bij nieuwe overheidscontracten verplicht geworden om écht elektronisch te factureren (XML-factureren die direct in boekhouding van de ontvanger worden verwerkt).

VDL-medical-e-facturen-sturen-met-storecove


"Voor onze nieuwe klanten moesten we over op XML

Alle facturen per PDF sturen deden we al veel langer”, vertelt Van Westerop.

Bij onze bestaande contracten doen we dat nog steeds, maar voor onze nieuwe klant Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) moesten we op een gegeven moment over op XML".”

Van Westerop ging op zoek naar een oplossing en vond hele mooie tools die volledig geïntegreerd zijn met ERP-systeem Navision, en daarnaast 'vele extra toeters en bellen hadden'.

"Allemaal heel mooi, maar aan alle opties hing ook een stevig prijskaartje. Van al die toeters en bellen hadden we maar 10 procent nodig. Toen kwamen we Storecove tegen die een hele flexibele oplossing bood zonder onnodige extra’s en een in verhouding veel lagere prijs.”

De facturen vertrekken nog steeds als PDF-bestand. Ze worden vervolgens via Storecove in het juiste formaat gezet. Storecove biedt ze vervolgens via het PEPPOL netwerk aan bij DJI. PEPPOL is een onafhankelijk netwerk voor het verzenden van XML-facturen. Vooral de overheid maakt hier gebruik van.


"Het voordeel van XML is dat die 100% correct inleest"

Andere klanten ontvangen facturen nog steeds per PDF. Voor nu een goede oplossing, vindt Van Westerop:

Wij gebruiken Blue10 om onze inkomende facturen in te scannen. Voor 99,5 procent worden die prima ingelezen. Het voordeel van XML is dat die 100 procent correct inleest als je de mapping goed hebt ingesteld. Het scheelt een controleslag. We moeten nu nog nagaan of het klopt wat het systeem heeft ingelezen. Maar de scan en herken-oplossing bespaart ons al heel veel werk.”

In de toekomst verwacht Van Westerop een nog betere koppeling tussen de inkoopsystemen van hun klanten en verkoopsystemen. Klanten kunnen dan de complete catalogus van VDP met hun specifieke prijsafspraken koppelen aan de webshop.

“Zo kunnen ze direct de juiste spullen tegen de juiste prijzen bestellen”, aldus Van Westerop.

“En dat gaat twee kanten op: de factuur komt via diezelfde stroom terug. Dan heb je al op voorhand een 100 procent match met de factuur die er gaat komen. Daar komt nauwelijks handwerk meer aan te pas. Verschillen worden er automatisch uitgehaald, maar in theorie kunnen die er niet inzitten.

Het zal nog wel een paar jaar duren voordat het zo vlekkeloos gaat. We zijn nu bezig met die webshop-koppeling en hopen die in 2019 te lanceren.”


"Een tevreden financieel manager"

Het probleem bij e-factureren is dat er nog veel standaarden zijn. “Via Navision kunnen we ook een XML-factuur verzenden, maar bij de meeste klanten zou hij dan aangepast moeten worden aan hun systeem. Dat is niet praktisch. Uiteindelijk komt er een top 3 die ondersteund worden. Dan zal de adoptie harder gaan.

Voor nu is Van Westerop dik tevreden met enerzijds een PDF-stroom en anderzijds de XML-facturen via Storecove. Hij kijkt terug op een succesvol traject met de implementatietijd van slechts een maand.

We zijn gestart met paar factuurnummers per dag om te testen. Als het dan misgaat kun je snel bijsturen. Daar zaten wat kleine dingetjes in. Dat hebben we afgestemd met Storecove en die hebben het dezelfde dag nog gecorrigeerd. We konden al snel volledig over met alle facturen. We hebben verder geen grote hobbels gehad. Kortom, ik ben een tevreden financieel manager.


Gratis e-facturatie proberen


Rectangle-Banner-Verzenden-FM



Meer informatie over e-facturatie

Wil je meer weten over de voordelen van de overstap naar e-facturatie?

Bel ons via: +31 (0) 20 261 17 91 of stuur een e-mail naar helpdesk@storecove.nl.

Lees ook:


Comments