XRechnung: Alles was Sie über das deutsche E-Rechnungsformat wissen müssen

Lesen Sie alles Wissenswerte über die XRechnung, ein deutsches E-Rechnungsformat, das kürzlich für die B2G-Rechnung in Deutschland eingeführt wurde.


Papierrechnung vs. elektronische Rechnungsstellung

Papierrechnungen sind seit langem Standard bei Geschäften auf der ganzen Welt. Leider stellen Papierdokumente eine Vielzahl von Herausforderungen bei der Geschäftsabwicklung dar, da sie von Natur aus nicht mit digitalen Systemen kompatibel sind.

Die meisten Unternehmen müssen Papierrechnungen manuell verarbeiten und können diese Rechnungen nur mit einem Scanner digitalisieren. Obwohl es Software gibt, die Informationen aus den meisten Rechnungen automatisch auswerten kann, birgt die Nutzung dieser Software eine hohe mögliche Fehlerquote.

Papierrechnungen nutzen auch nicht das Potenzial, fortschrittliche elektronische Daten automatisch auszutauschen. Darüber hinaus dauert es Tage, bis Papierrechnungen per Post verschickt werden, und sie müssen in allen Phasen mit teuren manuellen Prozessen verwaltet werden.

Bis vor kurzem mussten Unternehmen aufgrund fehlender elektronischer Rechnungsstandards und fehlender rechtlicher Akzeptanz konventionell die Weiter Nutzung veralteter Papierrechnungen in Kauf nehmen.

Heute arbeiten jedoch viele Regierungen und Branchengruppen zusammen, um Standards für die elektronische Rechnungsstellung zu schaffen und zu implementieren, die den Ersatz von Papierrechnungen möglich machen.

XRechung ist einer dieser Rechnungsstandards und setzt sich in Deutschland schnell durch. Daher sollte jeder, der mit deutschen Unternehmen oder der deutschen Regierung Geschäfte machen möchte, die Bedeutung von XRechung verstehen und wissen, wie man dies effektiv nutzt.


1. Was ist XRechnung?

XRechung ist ein seit November 2020 vollständig von der Bundesregierung akzeptierter elektronischer Rechnungsstandard. Der Standard wurde in Übereinstimmung mit dem Europäischen Standard 16931 erstellt, einem Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der 2017 von der EU genehmigt wurde.

Zuvor hatten alle nationalen Gerichtsbarkeiten der gesamten EU ihre eigenen einzigartigen Rechnungsstellungsstandards. Dieser Standardisierungsmangel machte die Geschäftstätigkeit in der gesamten EU ineffizient und inkonsistent.

Obwohl die Europäische Norm 16931 EU-weit zugelassen wurde, verlassen sich viele Unternehmen weiterhin auf die seit Jahrzehnten üblichen nationalen Rechnungslegungsstandards.

Darüber hinaus gab die Europäische Norm 16931 einzelnen Nationen erhebliche Befugnisse, ihre eigenen Variationen der EU-Norm zu entwickeln. Dies war notwendig, da die nationalen Rechnungslegungsstandards tief in der Praxis der Wirtschaft verankert sind.

Folglich begannen die deutschen Staats- und Regierungschefs mit der Entwicklung eines nationalen Standards für die elektronische Rechnungsstellung, um der EU-Richtlinie zu entsprechen. Die Arbeit dieser Planer wurde im November 2020 mit der vollständigen Freigabe von Rechnungen im Format von XRechnung abgeschlossen.

Fortan wird von allen Unternehmen, die mit deutschen Behörden abrechnen, erwartet, dass sie Rechnungen nach diesem neuen deutschen Rechnungsstandard erstellen.

XRechnung Format and E-invoicing Germany

2. Gründe für die Nutzung des XRechnung-Formats

Der Bund ist der größte Rechnungsempfänger in Deutschland und auch etablierte deutsche Unternehmen sollen den Standard einsetzen.

Damit soll das XRechnung-Format bis Ende 2021 zum meistgenutzten Standard in Deutschland werden. Deutsche Unternehmen im Business-to-Business-Geschäft müssen daher lernen, den neuen deutschen Rechnungsstandard effektiv einzusetzen.

Zum Glück haben deutsche Führungskräfte über drei Jahre damit verbracht, das XRechnung-Format so vorzubereiten, dass es sich ideal für Geschäftsanwendungen eignet. Tausende von Arbeitsstunden wurden in die Feinabstimmung jedes Aspekts des Formats gesteckt, um die Geschäftsabwicklung zu rationalisieren, Rechnungsprozesse zu beschleunigen und sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen vor Gericht aufrechterhalten werden können.

Dadurch können Unternehmen, die den neuen deutschen Rechnungsstandard übernehmen, ihre Abrechnungsvorgänge optimieren, Fehler reduzieren und früher bezahlt werden.


Unterstützung von Rich Media und Datendateien

Das Format XRechnung ist besonders vorteilhaft, da es Unternehmen ermöglicht, komplexe Daten im Rahmen einer Rechnung zu kommunizieren.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen, die nur Basisdaten unterstützen, die auf ein Dokument geschrieben werden können, kann der neue deutsche Rechnungsstandard auch die Übertragung von Rich Media und Dateien unterstützen.


In wenigen Minuten ist die Abrechnung fertig

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der neuen deutschen Norm ist, dass sie für programmatische Anwendungen ausgelegt ist. Daher kann es automatisch in Ihr ERP- oder CRM-System integriert werden. Auch für die programmatische Rechnungserstellung und -aktualisierung wurden Standards implementiert.

Dadurch können sich Rechnungen im Projektverlauf dynamisch weiterentwickeln. In Zukunft könnte diese Funktionalität es theoretisch ermöglichen, dass Kunden innerhalb von Minuten nach Abschluss eines Auftrags in Rechnung gestellt werden.


Vollständig cloudbasiert

Dokumente können remote und somit von überall aus in der Cloud abgerufen werden. Folglich können Probleme mit physischen Dokumenten, die weltweit sicher verschickt werden müssen, eliminiert werden.

Der cloudbasierte Rechnungsabruf erleichtert auch mehreren Personen und Anwendungen den direkten Zugriff auf Originalrechnungen, ohne dabei auf Kopien angewiesen zu sein. Der Abruf eines Masterdokuments an einer Stelle macht Rechnungsänderungen auf eine Weise möglich, die in der Vergangenheit nicht möglich war.


Nationale Anforderungen und Compliance

Der wichtigste Grund für die Nutzung des XRechnung-Formats ist natürlich, dass dies in den kommenden Jahren verstärkt erwartet wird. Ist das Format erst einmal vollständig angenommen, könnten Unternehmen, die ihre Kunden weiterhin nach älteren Standards abrechnen, als weniger kompetent angesehen werden.

Einige Unternehmen werden wahrscheinlich der Entscheidung der deutschen Regierung folgen, alle Lieferanten zur Nutzung des neuen Rechnungsstandards zu verpflichten. Wenn Ihr Unternehmen nicht versteht, wie Sie das neue Format optimal nutzen können, könnten Sie große Kunden verpassen und riskieren, bestehende Kunden zu verlieren.

Unterm Strich muss sich jeder, der in Deutschland Geschäfte machen will, die Zeit nehmen, den Umgang mit dem Format XRechnung zu erlernen. Zum Glück hat die Bundesregierung viele Informationen zum neuen Rechnungsstandard veröffentlicht.

Darüber hinaus stellen Technologieunternehmen wie Storecove Lösungen vor, die es Unternehmen leicht machen, den neuen Rechnungsstandard in Deutschland umfassend zu nutzen.


3. Wie erstellen Sie Rechnungen im XRechnung-Format?

Einer der Hauptvorteile von XRechnung besteht darin, dass der Verhandlungsaufwand bei der Einrichtung eines elektronischen Datenaustausch-Rechnungsprozesses deutlich reduziert wird. Normalerweise müssen Unternehmen bilaterale Vereinbarungen darüber treffen, welche Formate für die Rechnungsstellung genutzt werden, wo Daten gespeichert werden und wie Rechnungen geändert werden können.

Das Format XRechnung macht Verhandlungen weitgehend überflüssig, indem leicht akzeptable Standards eingeführt werden. Wenn Sie also einen Lieferanten oder Kunden dazu bringen, der Nutzung von XRechnung zuzustimmen, sind fast alle Besonderheiten im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung standardmäßig dort integriert.

Das Format XRechnung ist stark von ZUGFeRD abhängig, einem EDI-Standard, der für die Kommunikation strukturierter Daten in deutschen Märkten entwickelt wurde. Die Nutzung des EDI-Standards ermöglicht den direkten Versand von strukturierten XML-Dateien zwischen beiden Parteien einer Transaktion.

Es ist wichtig zu bedenken, dass ZUGFeRD nicht streng auf Daten basiert. Wenn Sie über diesen EDI-Standard Rechnungsdaten mit einem Lieferanten kommunizieren, ist es in der Regel erforderlich, eine PDF-Datei zu versenden, die eingebettete strukturierte XML-Daten enthält.

Daher können Sie mit ZUGFeRD eine Rechnung an einen Kunden senden, die genau wie eine normale Rechnung aussieht, aber das Dokument enthält die Daten, die zur programmatischen Interpretation des Dokuments erforderlich sind, ohne auf optische Zeichenerkennung angewiesen zu sein.

Einder der großen Vorteile von XRechnung und ZUGFeRD ist, dass diese Standards einen flexiblen Rechnungsversand ermöglichen. ZUGFeRD-Dokumente können einfach per E-Mail an einen Kunden gesendet werden.

Solange der neue Standard der Bundesregierung richtig eingesetzt wird, können E-Mails Papierdokumente komplett ersetzen. Herkömmlicherweise mussten Unternehmen, die E-Rechnungsstandards eingeführt haben, aus rechtlichen Gründen immer noch separate Papierdokumente senden. Das Versenden zweier separater Dokumente ist überflüssig und birgt die Möglichkeit schwerwiegender Abweichungen.

XRechnung bietet auch vollen Support für De-Mail, ein E-Mail-System, das für den Einsatz in deutschen Märkten entwickelt wurde. Darüber hinaus wird Unterstützung für virtuelle Post-Office-Standards wie EGVP und VPN angeboten. Diese Übertragungssysteme sind ideal für den Versand geringer Mengen an PDF-basierten Rechnungen.

Daher können Unternehmen, die den neuen deutschen Standard nutzen, Rechnungen auf viele verschiedene Arten versenden. Die Flexibilität von XRechnung macht es kleinen Unternehmen und unabhängigen Auftragnehmern leicht, relativ kleine Rechnungen an Kunden zu senden, ohne komplexe Systeme nutzen zu müssen.

Natürlich bietet XRechnung auch volle EDI-Unterstützung. Unternehmen, die ERP- oder CRM-Systeme intensiv nutzen, können vom direkten Versand von Rechnungen und Daten profitieren, ohne auf E-Mails angewiesen zu sein.

Schließlich können E-Mails verloren gehen, und für große Unternehmen ist es von großem Vorteil, alle Rechnungen an einem Ort zu haben. Der Einsatz von EDI bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die das Endergebnis eines Unternehmens steigern können.

Storecove Germany and XRechnung Peppol

4. Wie sende ich Rechnungen über XRechnung an deutsche Regierungsbehörden?

Die Protokolle von XRechnung basieren auf durchdachten Überlegungen, die den mit der Implementierung eines ERP-Systems verbundenen Overhead berücksichtigen. Wenn Sie also einen kleinen Auftrag von deutschen Behörden haben, müssen Sie beim Rechnungsversand nicht unbedingt EDI nutzen. Stattdessen können Sie Ihre Rechnungen einfach per E-Mail an die in Ihrem Vertrag angegebene E-Mail-Adresse senden.

Nichtsdestotrotz müssen Sie strukturierte Daten in E-Mail-PDFs aufnehmen, um die XRechnung zu erfüllen. Anbieter der E-Rechnungsbranche wie Storecove können Ihnen dabei helfen, die Besonderheiten der Formatierung Ihrer XML-Daten nach dem neuen deutschen Standard zu klären.


Nutzung von PEPPOL für die B2G-Rechnung in Deutschland

Für größere Geschäfte sollten Sie das Pan-European Public Procurement Online System (PEPPOL) nutzen, einen grenzüberschreitenden Rechnungsstandard, der in der gesamten EU genutzt werden soll.

In Wirklichkeit wurde dieser Rechnungsstandard nur sehr langsam eingeführt und steht erst am Anfang seiner Implementierung in die praktische Geschäftswelt. Dennoch bedeutet das Vertrauen von XRechnung auf PEPPOL, dass das Online-System in Zukunft häufiger werden wird.

Nach den Standards von XRechnung kann PEPPOL zum Versenden von Rechnungen an jede deutsche Behörde genutzt werden. Wenn Sie sich außerhalb der deutschen Gerichtsbarkeit befinden, möchten Sie möglicherweise das Online-System der EU nutzen, um die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Kunden in mehreren nationalen Gerichtsbarkeiten zu vereinfachen.

PEPPOL ist auch relativ benutzerfreundlich, sodass Sie Dokumente und Daten problemlos und konform hochladen können. Das Beste an der Nutzung des PEPPOL-Systems ist, dass es sehr sicher ist, sodass Sie einige der Sicherheitsprobleme und Unsicherheiten vermeiden können, die mit dem E-Mail-Versand von Rechnungen an einen Kunden verbunden sind.


Anschluss Ihres ERP-Systems

Wenn Sie konforme Rechnungen an deutsche Agenturen senden, möchten Sie möglicherweise Ihr ERP-System nutzen.

Leider haben viele der führenden ERP-Anbieter noch keine Schnittstellen eingeführt, die eine bidirektionale Rechnungskommunikation nach dem XRechnung-Format ermöglichen.

Daher müssen Sie möglicherweise eine Drittanbieterlösung nutzen, die eine Verbindung zu Ihrem ERP-System herstellt, um Daten richtig zu formatieren und zu senden.

Sie nutzen ein ERP-System, das noch nicht an PEPPOL angeschlossen ist? Kontaktieren Sie uns gerne, damit wir versuchen können, eine Verbindung zu Ihrem System herzustellen.

Dennoch wird von großen ERP-Anbietern erwartet, dass sie im Laufe der Zeit ihre eigenen Lösungen an das PEPPOL-Netzwerk anbinden. Daher sollten Sie nach neuen ERP-Updates Ausschau halten, die Ihren Rechnungsstellungsprozess optimieren könnten.


5. Richtig beginnen

Obwohl die deutschen Behörden erhebliche Anstrengungen unternommen haben, um das E-Rechnungsformat XRechnung so einfach wie möglich zu gestalten, ist der Einsatz in praktischen Geschäftsanwendungen in Wirklichkeit eine ziemliche Herausforderung.

Wenn Sie Dokumente nicht richtig formatieren, können die Folgen für Ihr Unternehmen schwerwiegend sein. Im Allgemeinen geben Ihnen Behörden die Möglichkeit, Dokumente zu ändern und zu erklären, welche Elemente einer Rechnung nicht im richtigen Format vorliegen.

Dennoch haben die Behörden das Recht, Rechnungen abzulehnen, die nicht korrekt formatiert sind. Daher kann ein nicht richtiger Einsatz von XRechnung Ihrem Geschäft schaden, indem der Zahlungseingang erheblich verzögert wird.

Storecove ist ein Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen mit Sitz in der EU dabei zu helfen, elektronische Rechnungen gemäß den bestehenden Standards zu versenden. Das Unternehmen kann Unternehmen dabei unterstützen, XRechnung optimal zu nutzen.

Daher können Unternehmen mehr Kunden abrechnen und schneller bezahlt werden. Die Lösungen von Storecove tragen auch dazu bei, Abrechnungsprozesse zu rationalisieren, sodass die mit der Verwaltung eines Rechnungsstellungsprozesses verbundenen Kosten erheblich gesenkt werden können.

Storecove arbeitet mit allen Kunden mit Rechnungsstellungsanforderungen zusammen, einschließlich Anbietern, Dienstleistern und Regierungsbehörden. Der Anbieter kann Unternehmen dabei unterstützen, Rechnungen so zu erstellen, dass sie die Anforderungen von Kunden aus Regierungsbehörden erfüllen. Rechnungen können auch für den privaten Bereich erstellt werden.

Wenn Sie Kunden in der EU Rechnungen stellen müssen, ist Storecove in Wirklichkeit einer der besten Anbieter, auf die Sie zählen können. Das Unternehmen verfügt über eine zuverlässige Erfolgsbilanz und stellt mit der richtigen Kombination aus Technologielösungen und persönlicher Beratung sicher, dass Kunden optimale Ergebnisse erzielen.

Kontaktieren Sie Storecove noch heute für eine kostenlose Videoberatung.


WEBINAR: Ist Peppol schon soweit ein neuer E-Rechnungs - Standard in Deutschland zu werden? (6 September 2021)

Wir möchten in einem interaktiven Austausch mit den Teilnehmern wissen:

  • Kennen Sie Peppol, oder haben Sie davon schon einmal gehört?
  • Wenn ja, kennen Sie den nutzen dieser Plattform?
  • Wissen Sie wie man sich am besten mit Peppol verbinden kann?
  • Wird aus Ihrer Sicht Peppol als neuer Standard für Rechnungsnetzwerke in Deutschland dauerhaft seinen Platz finden?


Der BMI (Bundesministerium für Inneres) bewirbt dabei auch aktiv das Peppol Netzwerk, in dem Sie effizient und sicher den Rechnungsaustausch (B2G & B2B) vornehmen können.

Als Access Point zu diesem Netzwerk und Teilnehmer der Service Provider Community der KOSIT helfen wir Ihnen gerne mit den Verbindungen und Informationen dazu.

Bitte melden Sie sich an. Die Veranstaltung ist kostenlos und richtet sich an alle Interessierte. Der Zoom-Link wird Ihnen automatisch per E-Mail zugeschickt. Die Teilnahme ist per Webbrowser, Zoom App oder telefonisch möglich.


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