Factuur versturen: van PDF naar UBL e-Factuur

Verzend je facturen electronisch? Verwerk je je inkoopfacturen electronisch? Echt? Veelal wordt gedacht dat je met het mailen van een PDF-factuur al mooi meedoet. Of dat je een factuur na het scannen geautomatiseerd kan verwerken.

Dit artikel bespreekt wat een echte e-factuur is, hoe je deze verstuurt en verwerkt via UBL en welke voor- en nadelen dat met zich meebrengt.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een digitaal bestand dat alle gegevens van de factuur bevat. Deze wordt direct tussen het verzendende en ontvangende boekhoudpakket uitgewisseld. Bij deze uitwisseling identificeren de verzender en ontvanger zich en ontvangt de verzender een digitale handtekening voor ontvangst.

Het proces van het verzenden en ontvangen van een e-factuur is volledig geautomatiseerd. Het wordt door computers gedaan - menselijke handelingen binnen dit proces behoren hierdoor tot de verleden tijd.

De voordelen voor de ontvanger liggen voor de hand:

  • De factuur hoeft niet meer te worden overgetypt.
  • Het boekingsvoorstel staat automatisch klaar.
  • De boeking bevat alle factuurregels, niet alleen een factuurregel per btw-soort.
  • Geen spookfacturen meer.
  • Ontvangstbevestiging.

Voor de verzender betekent dit dat de factuur sneller wordt verwerkt en daarmee sneller wordt betaald. Tevens voorziet het in een belangrijke behoefte van je ontvanger.

Je herkent een e-factuur aan het bestandstype UBL.

Wat is een UBL factuur?

UBL staat voor "Universal Business Language." UBL is ontwikkeld door de onafhankelijke partij OASIS en is inmiddels ook een ISO standaard. De huidige versie is UBL 2.1.

De standaard omvat een set van tientallen documenten die tussen bedrijven kunnen worden uitgewisseld, zoals een offerte, order, pakbon - en ook natuurlijk een factuur. In de praktijk wordt op dit moment met UBL eigenlijk altijd een factuur bedoeld.

Lees ook: Wat is een UBL factuur?

Hoe ver staat het met UBL?

De UBL factuur wordt inmiddels wereldwijd gebruikt. Wel zijn er verschillende versies en dialecten in omloop. In Nederland wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van SimplerInvoicing, SI-1.1 (sinds 1 januari door de Nederlandse overheid verplicht gesteld voor nieuwe contracten). In België wordt voor UBL e-fff gehanteerd, in Noorwegen EHF, in Denemarken OIOUBL en zo gaat het nog even verder.

Deze formaten voor een factuur lijken sterk op elkaar, maar wijken op bepaalde onderdelen af. Zelfs met de Nederlandse SI-1.1 standaard bestaan implementatieverschillen bij boekhoudpakketten: sommige eisen een PDF-versie van de factuur in de UBL, terwijl andere boekhoudpakketten daar niet mee om kunnen gaan. Zij zien de PDF liever als aparte attachment in de mail. Dat maakt het een uitdaging voor de boekhouding.

Conclusie: als verzender moet je de UBL van je factuur aanpassen aan de ontvanger. Het is niet voldoende om een "standaard" UBL te maken en deze via mail te versturen. En versturen via email is sowieso niet de beste verzendmethode. Veel verzenders maken daarom gebruik van een billing service provider die de complexiteit van het genereren van het juiste UBL formaat en het verzenden hiervan op zich neemt.

Factuur verzenden

Schematisch ziet het verzenden van een factuur er als volgt uit:

pdf omzetten naar ubl

De verschillende verzendmethoden worden hieronder besproken.

Post

Een papieren factuur komt niet veel meer voor. Als deze toch via de postkamer binnenkomt, vervolgt het zijn gebruikelijke weg door de administratie van de onderneming.

Factureren met pdf email

Een factuur verzenden via een e-mail met PDF is een populaire methode, maar verre van ideaal. Naast overtypen is 'Scan & Herken' een veelgebruikte manier, maar dit levert over het algemeen facturen op btw-regelniveau.

Je mist hiermee bijvoorbeeld de mogelijkheid om de ene factuurregel te activeren en een andere direct als kosten te boeken. Daarnaast bestaat met e-mail het gevaar van spookfacturen, omdat dit niet automatisch een factuur van onbekende partijen uitfiltert.
factuur pdf naar ubl

UBL per email?

Sommige verzenders gaan over tot het versturen van een e-mail waar niet alleen een factuur in PDF, maar ook een UBL factuur bij zit. Omdat verschillende boekhoudpakketten en landen steeds een iets andere UBL vragen, blijft dit lastig. De verzender kan immers niet gemakkelijk weten welk UBL formaat de klant wenst.

Sommige billing service providers bieden hiervoor een oplossing, waarmee de klant in de website van de verzender kan instellen naar welk boekhoudpakket de factuur gestuurd moet worden. Vanaf daar wordt de verzending automatisch overgenomen.

van pdf naar ubl schema

Automatisch ophalen uit Portals

Facturen die opgehaald moeten worden in de portal van de verzender zijn een niet aflatende bron van ergernis voor de ontvanger. Vanuit de verzender is het begrijpelijk dat er geprobeerd wordt de factuur als onderdeel van de customer journey tot een positief contactmoment te maken, maar daarvoor zijn, in een tijd van e-facturatie, andere oplossingen voor (zie hieronder).

Storecove is de enige billing service provider die hiervoor een oplossing biedt:

Als ontvanger koppel je éénmalig je account. Hierna lopen de facturen van de verzender in het vervolg automatisch je boekhouding in.

factuur omzetten naar ubl

Wat is het PEPPOL netwerk?

Het PEPPOL-netwerk maakt het mogelijk e-facturen te sturen en te ontvangen van en naar alle Europese bedrijven en overheden. Er zijn tientallen PEPPOL-identifiers gedefinieerd waar je een factuur in UBL naartoe kunt sturen of ontvangen.

In Nederland kunnen bijvoorbeeld KvK, btw en OIN (Overheid Identificatie Nummer) worden gebruikt. In België, Duitsland en Verenigd Koninkrijk is er het btw-nummer en in Denemarken zijn er weer vier andere nummers. Zo heeft ieder land zijn eigen systeem. Als verzender dien je dus minimaal één van deze identifiers van je klant te hebben.

Het SimplerInvoicing 1.1 formaat

De ontvanger heeft zich bij het ontvangend access point aangemeld en de koppeling met zijn boekhoudpakket tot stand gebracht. Het ontvangend access point weet daarom welk UBL-formaat hij voor de ontvanger kan inzetten. Het preciese formaat wordt vervolgens tussen het verzendend en ontvangend access point onderhandeld.

Voor een ontvanger in Nederland zal dit over het algemeen het SimplerInvoicing 1.1 formaat zijn, maar als het verzendend access point dat niet ondersteunt dan kan er op een ander, simpeler, formaat worden teruggevallen. Zo krijg en verstuur je dus altijd factureren die passen bij de eisen van zowel jouw boekhouding als de boekhouding van je klant.

Hoe werkt PEPPOL?

Zowel de verzender als ontvanger zijn in het PEPPOL-netwerk geverifieerd, zodat spookfacturen tot het verleden behoren. En door het ontvangende access point wordt een digitale handtekening verstrekt, waarmee de verzender zeker weet dat de factuur juist is bezorgd.

Omdat nog niet alle ontvangers bij PEPPOL zijn aangesloten, is het verzenden van een factuur via het PEPPOL-netwerk ingewikkelder dan via e-mail: er dient eerst gecheckt te worden of een ontvanger via het PEPPOL-netwerk bereikbaar is. Zo ja, dan kan de factuur via PEPPOL verstuurd worden, anders wordt de bestaande methode gekozen (e-mail, post). Dit wordt “Routering” genoemd.

Vanuit het perspectief van de verzender is dit een extra complexiteit, maar vanuit de ontvanger is het een briljante opzet: wanneer een ontvanger zich aanmeldt bij het PEPPOL-netwerk, lopen facturen van deelnemende verzenders automatisch de boekhouding in, zonder dat de ontvanger zich bij elke verzender apart hoeft aan te melden. Vanwege de noodzaak tot routering is het aan te raden om de verzending via een billing service provider te laten lopen.

pdf omzetten naar ubl gratis

Effect van e-facturatie op de Customer Journey

Zoals hierboven beschreven is het versturen van een factuur een belangrijk onderdeel van je klants customer journey. Een potentieel nadeel van e-facturatie met UBL is dat je als verzender een contactmoment verliest: de factuur bestaat alleen nog in boekhoudingen! Belangrijk dus om je customer journey map hierop aan te passen.

Zorg dat je billing service provider je hierbij helpt door events die plaatsvinden terug te melden, waardoor je er acties op kan nemen. Een voorbeeld: wanneer een factuur is afgeleverd op het access point van je klant, dan kan je je klant hiervan op de hoogte stellen middels een e-mail met de digitale handtekening erin.

Op het moment dat je klant contact zoekt met je serviceafdeling, dan is het van belang dat ze daar toegang hebben tot informatie over wat er met de factuur is gebeurd. Zo kunnen ze bijvoorbeeld zien dat een factuur is afgeleverd en de bijbehorende digitale handtekening inzien. Of dat een factuur door de ontvangende mailserver is afgewezen en waarom (mailbox vol, user bestaat niet, etc). Een billing service provider zal doorgaans een applicatie (API) ter beschikking stellen waarmee je deze informatie makkelijk in de tools van je serviceafdeling kan integreren.

UBL’s maken je facturering gemakkelijker

Wil je je klant echt optimaal bedienen en tijd besparen op je facturen? Kies dan voor UBL om je facturen digitaal te versturen. Zorg wel altijd voor een back-up, zodat je klanten die hier niet over beschikken alsnog een PDF of een brief kan sturen. Zo bespaar je zelf tijd en geef je je klant de beste customer journey.

Meer informatie

Op zoek naar meer informatie? Kijk eens op:

Technische resources:

Comments