Hoe PM&C in Australië hun administratieve processen verbeterde met PEPPOL

In november 2020 kreeg het ministerie van de minister-president en het kabinet (PM&C) het mandaat om e-facturatie tegen 1 juli 2021 mogelijk te maken. Na een selectie van 6 dienstverleners, besloot Financial Systems Manager Trent Smith uiteindelijk Storecove te gebruiken als de PEPPOL-oplossing van het departement.

"Een Peppol-factuur is in feite een gegevensbestand in plaats van een plat document (zoals een PDF). Dit betekent dat de automatisering zo kan worden gebouwd dat de factuurgegevens worden opgehaald en rechtstreeks in de backend van ons financiële systeem worden geïmporteerd, waardoor het proces een stuk sneller verloopt. Dit vermindert de handmatige gegevensinvoer die een Accounts Payable Officer moet doen, geeft ons meer correcte gegevens en maakt tijd vrij voor die AP officer om meer zinvolle taken te doen in plaats van de hele dag gegevens in te voeren.

Een ander aspect dat ons beviel aan het Peppol netwerk is dat het een deel van de risico's rond leveranciers die zich voordoen als imitators kan beperken, aangezien dit een leveringsmethode met e-facturatie is, die ook direct gekoppeld is aan het financiële systeem van de leverancier. 

Hoewel we wisten dat we iets moesten doen, ging het erom hoe snel we de optie konden kiezen, hoe we de toekomst veilig konden stellen, welke optie we kozen en hoe we de voordelen konden benutten en ervoor konden zorgen dat we er na verloop van tijd zoveel mogelijk voordeel uit konden halen.

Wat is de volgende fase voor het departement?

"We ontvangen momenteel een XML-bestand bij de PDF-e-mail. Met dat XML-bestand hebben we een begin kunnen maken met het automatiseren van het automatisch matchen van een factuur met een contractclaim in onze testomgeving. We zullen dit uitrollen naar onze productie-omgeving zodra het werkt. 

Storecove biedt ook een aantal andere e-facturatie formaten die we in de toekomst ook willen testen, zoals JSON API. Er zijn nogal wat formaten die Storecove ondersteunt, wat betekent dat, als we in de loop van de tijd van financieel systeem veranderen, we contact op kunnen nemen met Storecove en uitzoeken welke andere opties er beschikbaar zijn. Dit alles werkt met de automatisering in ons financiële systeem.

Zodra we onze upgradeprojecten hebben voltooid, willen we ook een oplossing bouwen voor het verzenden van e-facturen naar onze leveranciers. Op dit moment willen we ons alleen richten op de ontvangende kant van e-facturatie, daarmee aan de slag gaan en ervoor zorgen dat het allemaal goed werkt. Daarna gaan we kijken naar de uitgaande facturen. We wisten ook dat Peppol meer omvat dan alleen e-facturatie, wat betekent dat we ook naar andere documenten kunnen gaan kijken, zoals inkooporders en contractdocumentatie."

Waarom heeft PMC voor Storecove gekozen?

"Ik heb de lijst van Peppol-aanbieders doorgenomen en er zes uitgekozen. Al deze zes Peppol-aanbieders hebben ons demonstraties van hun aanbod gegeven. Sommige leveranciers gebruiken verschillende integratiemethoden, verschillende prijsstructuren en verschillende oplossingen. Dus hoewel ze op papier vrij eenvoudig en gelijkaardig leken, werd de omvang van de verschillende oplossingen pas duidelijk toen we de oplossing zagen werken.

Nadat het contract was ondertekend, verliep de bouw verrassend snel. Ik ontving binnen een paar uur een e-mail van Storecove waarin stond dat ik aan de slag kon. Ik was geschokt. Ik logde in en ontving binnen 2 uur testfacturen. Daarna hebben we het uitgerold naar de andere twee shared service agentschappen en het ging net zo snel.  Zoals elke implementatie hadden we een paar kinderziektes, maar niet al te veel. Storecove sprong er meteen op in en repareerde ze 's nachts. Dus de volgende ochtend dat ik binnenkwam, was het up and running. Perfect.

Het andere aspect van onze relatie met Storecove - die echt goed is - is dat wanneer we besluiten om andere documenten via PEPPOL te verzenden, er geen extra kosten zijn. Het maakt allemaal deel uit van de installatie en het abonnement dat we zijn overeengekomen. Het is echt verhelderend wat een geweldig bedrijf Storecove is geweest."

"Immense lof over de algehele ervaring in de omgang met Storecove"

"Ik wil graag mijn dank uitspreken namens het ATO e-Invoicing Team voor de hulp van Storecove bij de adoptie. We hebben zojuist een e-mail ontvangen van de minister-president en het kabinet (PMC) met de mededeling dat zij nu e-Invoicing enabled through zijn.

Niet alleen dat, maar als onderdeel van hun regelingen voor gedeelde diensten omvat dit nu ook het National Indigenous Australians Agency en het National Drought and North Queensland Flood Response and Recovery Agency, waarmee ons totaal van zes op negen ingeschakelde Commonwealth-agentschappen komt.

 Bovendien heeft PMC enorme lof geuit over de algehele ervaring in de omgang met Storecove. Kortom, de implementatie met Storecove is snel, gemakkelijk en betaalbaar gebleken."

- Perry Liolios, Directeur e-facturatie / Digitale levering, Australische Belastingdienst (ATO)