Allt om den obligatoriska e-invoicing

Från och med april 2019 är det för alla företag obligatoriskt att på begäran sända elektroniska fakturor till statliga myndigheter (i Nederländerna). Andra länder kommer att följa också.

Men är ditt företag redan förberett på detta? I denna artikel läser du allt om elektroniska fakturor och om skyldigheten att leverera dem:

  1. Varför obligatoriskt att sända elektroniska fakturor till myndigheterna?
  2. Vad är en elektronisk faktura?
  3. Hur kan jag fakturera myndigheterna elektroniskt?
  4. Vilka är fördelarna med elektroniska fakturor?
  5. Hur restaurangkedjan Autogrill generar två extra arbetsdagar per månad.
  6. Jag vill sända fakturor som företag.
  7. Mer information om elektronisk fakturering.

Varför obligatoriskt att sända elektroniska fakturor till myndigheterna?

Varje år skickas miljontals fakturor till myndigheterna. En stor del av dessa fakturor behandlas för hand, vilket kostar mycket tid och pengar. Därtill görs (stav)fel regelbundet.

De europeiska myndigheterna stimulerar därför användandet av elektronisk fakturering för företag som fakturerar myndigheterna. Det europeiska direktivet fastslog (2014/55/EU) att alla upphandlande myndigheter bör kunna ta emot och behandla e-fakturor senast i slutet av 2018.

Läs också: "Less manual work, fewer errors, and faster payments."


Vad är en elektronisk faktura?

Elektroniska fakturor - eller UBL fakturor - är XML-filer som skickas direkt från det ena systemet till det andra. Det är en strukturerad, digital fil vari uppgifter (såsom företagets namn och nummer) alltid står på en bestämd plats och har en egen betydelse. En elektronisk faktura är ingen PDF-fil.

Tack vare möjligheten att sända fakturor från det ena systemet till det andra är det inte längre nödvändigt att behandla fakturor för hand. På så vis landar en e-faktura direkt i mottagarens bokföringsmjukvara.

Fakturan behöver inte ens bokföras för hand längre. Såväl på lång som på kort sikt skapar detta mycket effektivitet.


Hur kan jag fakturera myndigheterna elektroniskt?

Sändandet av elektroniska fakturor kan – i de flesta bokföringsprogrammen – skötas enkelt genom det egna bokföringspaketet.

Å andra sidan bör du beakta ett antal saker på förhand:

  1. För att sända e-fakturor över det skyddade europeiska nätverket måste du först anhålla om ett Peppol-ID (Som exempel: se nedanstående bild)
  2. Du kan endast sända UBL-fakturor över det skyddade europeiska PEPPOL-nätverket (sändandet av enbart PDF-fakturor är endast möjligt som en del av UBL-fakturan). Du kan anmäla dig vid en access point för att få tillgång till detta nätverk.

För att få tillgång till ett sändande Peppol-ID behöver du endast fylla i det nedanstående formuläret i Storecove. Uppgifterna verifieras inom en dag.


Vilka är fördelarna med att sända elektroniska fakturor?

Elektronisk fakturering erbjuder många fördelar för företag. Säkerligen då det gäller tid, bekvämlighet, säkerhet och snabbhet vid bearbetning av fakturor.

Härnedan några specifika exempel:

• Du sparar mycket tid vid bokförandet (du behöver inte längre bokföra fakturor själv).
• Pappersströmmen blir ett minne blott.
• Fakturor behöver inte längre skannas.
• Bearbetningen förlöper automatiskt.
• Inga faktureringsfel längre.
• Inga print- eller portokostnader.
• Snabbare finansiella rapporter.

När ett företag övergår till elektronisk fakturering försvinner hantverksprocessen helt. Tänk på nedladdandet, inloggandet och uppladdandet av en PDF-faktura (ingen e-faktura) i bokföringspaketet. En elektronisk faktura behöver därtill inte skannas eller vidarebefodras till revisorn.

Genom att fakturorna också genast är färdiga som bokningsförslag är företag benägna att betala fakturorna snabbare. Även om mottagaren öppnar bokföringspaketet först efter tre dagar, är betalningen fortfarande snabbare än vad nuförtiden är vanligt. Därtill har ett företag inblick i administrationen i realtid.

Slutligen vet mottagaren att fakturan är felfri, eftersom denna importeras automatiskt som en XML-fil. Härigenom är stavfel inte längre möjliga. Även spökfakturor tillhör det förflutna, eftersom nätverket endast består av verifierade avsändare och mottagare.

Prova gratis för mitt företag >

Hur restaurangkedjan Autogrill genererar två extra arbetsdagar per månad

När ett företag har att göra med (väldigt) många inkommande och utgående fakturor, kan övergången till e-fakturering uppbringa enormt mycket effektivitet.

Efter att e-fakturering via Peppol standardiserats genom hela europa och när nu även UBL-formatet blivit standard, inser företag att övergången lönar sig. I Autogrills erfarenhet kan du läsa om hur företaget har genererat två "extra" arbetsdagar per månad tack vare elektronisk fakturahantering.

Men inte endast Autogrill är glada med övergången till elektronisk fakturering. Även VDP Medical är mycket positiva:

"Fördelen med XML är att den läser in 100% korrekt ifall du ställt in mappingen rätt. Det besparar en kontroll. Vi måste ännu kontrollera huruvida vad systemet har läst stämmer. Men skannandet och igenkänningsprocessen besparar oss redan väldigt mycket arbete."


Jag vill sända elektroniska fakturor som företag

Vill du gärna sända och/eller ta emot e-fakturor? Se då först till att du besitter ett Peppol-ID. Detta ID gör det möjligt att sända elektroniska fakturor över det skyddade europeiska fakturanätverket.

Du kan begära om detta gratis och enkelt:

  1. Skapa ett konto gratis hos Storecove.
  2. Navigera inom vår omgivning till Sändning > Peppol.
  3. Klicka på Skapa avsändare och fyll i företagets information.
  4. Välj leverans via Skyddad e-post eller API.
  5. Klicka nu på Spara och begär verifiering. Inom en dag får du ett e-post som innehåller ditt Peppol-ID.

OBS: Ifall ditt egna paket inte ännu kan leverera ett UBL kommer Storecove att konvertera fakturadatan till UBL-format.


Prova gratis för mitt företag >

Har du en fråga om e-fakturering? Ring oss på: +31 (0) 20 261 17 91 eller kontakta oss via chatt (english).


Mer information om elektronisk fakturering

Vill du veta mer om fördelarna med övergången från pappersfakturor till elektroniska fakturor?

Ring oss på: +31 (0) 20 261 17 91 eller skicka e-post till helpdesk@storecove.nl

Comments