eFacturen verzenden via Storecove en PEPPOL

Sinds 1 januari 2017 is het versturen van elektronische facturen (UBL-facturen) via het PEPPOL netwerk verplicht voor nieuwe contracten aan rijksdiensten. Daarnaast vragen steeds meer bedrijven of hun leveranciers eFactureren kunnen sturen via PEPPOL.

Een eFactuur versturen via het PEPPOL netwerk betekent dat je stuurt naar bijvoorbeeld het KvK-nummer van een bedrijf, of naar een Overheid Identificatie Nummer ("OIN"). Dit zijn de "PEPPOL identifiers”.


De vier methoden van e-facturatie

Storecove biedt verschillende methoden om eFacturen te verzenden via het PEPPOL netwerk, maar ook naar boekhoudpakketten of een emailadres.

Maar hoe doe je dit dan? Daarbij komen vragen op als:

  • Wil ik het verzenden per klant inrichten, of doe ik het in één keer voor alle klanten?

  • Wil ik mijn facturen bij Storecove via email aanleveren, of koppel ik met de Storecove API?

  • Wil ik mijn klanten in de "mijn omgeving" van mijn website de mogelijkheid bieden te kiezen naar welk boekhoudpakket of email de factuur gestuurd moet worden?

Welke methode het best bij jouw organisatie past, hangt af van je doel en hoe je dit wilt realiseren.

Om de keuze gemakkelijk te maken hebben we vier scenario's opgesteld. Als je je niet in één van deze herkent, neem dan zeker even contact met ons op voor een geschikte oplossing op maat.

Elk scenario lichten we hieronder toe.


1. E-facturatie per klant inrichten

Per klant inrichten klinkt omslachtig, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Als het om weinig klanten gaat die eFacturen willen ontvangen, dan kan dit prima werken.

Er zijn momenteel 933 publieke organisaties waarvan er 117 op het PEPPOL netwerk zijn aangesloten. In november 2018 zullen alle 933 publieke organisaties aangesloten zijn en alleen nog eFacturen accepteren.

Op Aanvraag van je Klant

Als je organisatie alleen met een klein deel van deze publieke organisaties zaken doet, is het voordelig om klant voor klant het adres op te nemen in je systeem.

Voor overheidsinstanties ziet dat er zo uit: nl_oin.0000000009999999999999@peppol.storecove.com

Als een bedrijf erom vraagt ziet het PEPPOL ID er ongeveer zo uit: nl_kvk.9999999@peppol.storecove.com

Je stuurt de eFacturen dan via PEPPOL op expliciete aanvraag van je klant. Je stuurt ze naar dit e-mailadres en Storecove zorgt dat ze via het PEPPOL netwerk afgeleverd worden.


Per klant inrichten

Aanvragen Koppeling binnen Storecove

Het is ook mogelijk deze aanvraag via het Storecove platform te laten lopen. De klant kan dan in het Storecove platform een koppeling met jouw organisatie maken.

Wij sturen dan een email naar een door jouw organisatie te kiezen email adres met daarin de gegevens van de aanvrager. Jij stelt dit vervolgens in en laat Storecove weten dat de aanvraag is verwerkt.

Aanvullend voordeel van deze methode is dat je geen PEPPOL identifiers nodig hebt: je kan de factuur sturen naar <jouw_debiteurnummer>@peppol.storecove.com. Wij zorgen dan voor de rest!


Vraag een koppeling aan

Eénmalig implementeren

Het voordeel van de eenmalige implementatie is dat, naarmate het PEPPOL netwerk groeit, nieuwe ontvangers die zich bij het PEPPOL netwerk aanmelden automatisch jouw facturen zullen ontvangen. Hier hoef je zelf geen actie meer op te ondernemen.

PEPPOL koppeling via email

De e-mailkoppeling verloopt via BCC-adressen (een blinde kopie die de ontvanger in Aan en CC niet zien). Elke factuur die je verstuurt BCC je aan één of meerdere PEPPOL adressen, bijvoorbeeld:

  • nl_kvk.999999@peppol.storecove.com
  • nl_vat.NL99999999B01@peppol.storecove.com

Storecove probeert dan al deze adressen een factuur via PEPPOL te versturen. Indien geen van deze PEPPOL identifiers op het PEPPOL netwerk bestaat, wordt er geen factuur verstuurd. Daarom is het met deze methode noodzakelijk de factuur ook altijd zelf te versturen aan de klant. Nadeel is daarom dat de factuur dubbel ontvangen zal worden.

PEPPOL Koppeling via de Storecove API

Het dubbel ontvangen van facturen kan voorkomen worden door eerst te controleren of de betreffende klant lid is van het PEPPOL netwerk. Dit noemen we "preflighten".

De Storecove API biedt hiervoor een speciale call, waarin je alle beschikbare PEPPOL identifiers aanbiedt. Wij checken dan lidmaatschap en sturen "ja" of "nee" terug. Indien het antwoord "ja" is, verstuur je de factuur via de Storecove API. Heeft de ontvanger geen PEPPOL, dan verstuur je je factuur op de gebruikelijke manier.

Neem contact op voor meer informatie over de Storecove API.

PEPPOL Koppeling via de Storecove API én instelbaar in je site

Wij bieden de mogelijkheid om in je website een widget op te nemen waarin jouw klant in jouw website in kan stellen waar de factuur naar toe gestuurd moet worden.

Als je klant lid is van het PEPPOL netwerk, dan zal de widget dit laten zien er hoeft niets te worden ingesteld, want de bestemming (de PEPPOL identifier) is al bekend bij ons.

Als je klant nog geen lid is van het PEPPOL netwerk, dan kan deze selecteren naar welke bestemming (boekhoudpakket of email) de factuur gestuurd moet worden.

De widget komt in de vorm van een <script/> tag. Deze lijkt dus op meetpixels die je in je site kan plaatsen van bijvoorbeeld Google of Facebook en is dus gemakkelijk te implementeren. Een verschil is wel dat voor de widget een digitale handtekening van de server nodig is (voor de technische mensen onder ons: een JWT). Daarom houden wij voor implementatie van de widget meestal een dag werk aan.

In de <script/> tag zit ook jouw debiteurnummer van de klant. En wanneer je een factuur bij ons "preflight" (zie hierboven) dan stuur je ook het debiteurnummer mee. Indien jouw klant in de widget een bestemming heeft ingesteld dan zullen wij "ja" antwoorden en de factuur naar die bestemming sturen.

Neem contact op voor de Storecove widget

Veiligheid van Facturen naar @peppol.storecove.com

Voor alle emails naar @peppol.storecove.com geldt dat een electronische versie van de factuur in de email moet worden bijgesloten. Bijvoorbeeld een XML (bijvoorbeeld UBL - bij voorkeur), TXT, CSV of JSON. Een PDF is niet verplicht, maar welkom, aangezien onze ervaring is dat de ontvanger daar prijs op stelt. Door randvoorwaarden van het PEPPOL netwerk kunnen wij de factuur data echter niet uit de PDF zelf halen.

Om zeker te stellen dat de email die wij ontvangen afkomstig is van een mail server die geautoriseerd is om namens jouw organisatie mail te versturen ondersteunen wij SPF.

Om zeker te stellen dat de email die wij ontvangen onderweg niet is aangepast raden wij het gebruik van DKIM aan.

Beide zijn niet verplicht, maar maken het verzenden van eFacturen via email wel gemakkelijker.


Meer informatie

Op zoek naar meer informatie? Kijk eens op:

Technische resources:

Comments