eFacturen verzenden via Storecove en PEPPOL

Sinds 1 januari 2017 is het versturen van electronische facturen ("eFacturen") via het PEPPOL netwerk aan rijksdiensten voor nieuwe contracten verplicht gesteld.

Steeds meer bedrijven vragen van hun leveranciers ook eFacturen via het PEPPOL netwerk.

Een eFactuur versturen via het PEPPOL netwerk betekent dat je de factuur stuurt naar bijvoorbeeld het KVK nummer van een bedrijf, of, als het om de overheid gaat, naar een Overheid Identificatie Nummer ("OIN"). Dit heten "PEPPOL identifiers."

De vier methoden van e-facturatie

Storecove biedt verschillende methoden om eFacturen te verzenden via het PEPPOL netwerk, maar ook direct naar boekhoudpakketten of naar een email adres. Maar hoe? Daarbij komen vragen op als:

  • wil ik het verzenden per klant inrichten, of doe ik het in één keer voor alle klanten?
  • wil ik mijn facturen bij Storecove via email aanleveren, of koppel ik met de Storecove API?
  • wil ik mijn klanten in de "mijn omgeving" van mijn website de mogelijkheid bieden te kiezen naar welk boekhoudpakket of email de factuur gestuurd moet worden?

Welke methode het beste bij jouw organisatie past hangt af van wat je doel is en hoe je dit doel wilt realiseren.

Om de keuze gemakkelijk te maken hebben we vier scenario's gemaakt. Als je je niet in één van deze herkent dan moet je zeker even contact met ons opnemen!

Elk scenario wordt hieronder verder toegelicht.

E-facturatie per klant inrichten

Per klant inrichten klinkt omslachtig, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Als het om weinig klanten gaat die eFacturen willen ontvangen, dan kan dit prima werken. Er zijn momenteel 933 publieke organisaties waarvan er 117 op het PEPPOL netwerk zijn aangesloten. In november 2018 zullen alle 933 publieke organisaties aangesloten zijn en alleen nog eFacturen accepteren.

Op Aanvraag van je Klant

Als jouw organisatie alleen met een klein deel van deze publieke organisaties zaken doet, dan kan het voordelig zijn klant-voor-klant in je systeem het adres nl_oin.0000000009999999999999@peppol.storecove.com op te nemen. En als een bedrijf erom vraagt bijvoorbeeld nl_kvk.9999999@peppol.storecove.com.

Je doet dat dan op expliciete aanvraag van je klant. Je stuurt de facturen naar dit email adres en Storecove zorgt ervoor dat ze via het PEPPOL netwerk worden afgeleverd.

Per klant inrichten

Aanvragen Koppeling binnen Storecove

Het is ook mogelijk deze aanvraag via het Storecove platform te laten lopen. De (in dat geval gezamenlijke) klant kan in het Storecove platform een koppeling met jouw organisatie maken.

Wij sturen dan een email naar een door jouw organisatie te kiezen email adres met daarin de gegevens van de aanvrager. Jij stelt dit vervolgens in en laat Storecove weten dat de aanvraag is verwerkt.

Aanvullend voordeel van deze methode is dat je geen PEPPOL identifiers nodig hebt: je kan de factuur sturen naar <jouw_debiteurnummer>@peppol.storecove.com. Wij zorgen dan voor de rest!

Vraag een koppeling aan

Eénmalig implementeren

Het voordeel van deze manier van aansluiten is dat, naarmate het PEPPOL netwerk groeit, nieuwe ontvangers die zich bij het PEPPOL netwerk aanmelden automatisch jouw facturen zullen gaan ontvangen.

PEPPOL koppeling via email

De email koppeling verloopt via BCC adressen. Elke factuur die je verstuurt BCC je aan één of meerdere PEPPOL adressen, bijvoorbeeld:

  • nl_kvk.999999@peppol.storecove.com
  • nl_vat.NL99999999B01@peppol.storecove.com

Storecove probeert dan al deze adressen. Indien geen van deze PEPPOL identifiers op het PEPPOL netwerk bestaat, wordt er geen factuur verstuurd. Daarom is het met deze methode noodzakelijk de factuur ook altijd zelf te versturen. Nadeel is daarom dat de factuur dubbel ontvangen zal worden.

PEPPOL Koppeling via de Storecove API

Het dubbel ontvangen van facturen kan voorkomen worden door eerst te controleren of de betreffende klant lid is van het PEPPOL netwerk. Dit noemen we "preflighten".

De Storecove API biedt hiervoor een speciale call, waarin je alle beschikbare PEPPOL identifiers aanbiedt. Wij checken dan lidmaatschap en sturen "ja" of "nee" terug. Indien het antwoord "ja" is verstuur je de factuur via de Storecove API, anders verstuur je deze op de manier die al bestond.

Neem contact op voor meer informatie over de Storecove API.

PEPPOL Koppeling via de Storecove API én instelbaar in je site

Wij bieden de mogelijkheid om in je website een widget op te nemen waarin jouw klant in jouw website in kan stellen waar de factuur naar toe gestuurd moet worden.

Als je klant lid is van het PEPPOL netwerk, dan zal de widget dit laten zien er hoeft niets te worden ingesteld, want de bestemming (de PEPPOL identifier) is al bekend bij ons.

Als je klant nog geen lid is van het PEPPOL netwerk, dan kan deze selecteren naar welke bestemming (boekhoudpakket / email) de factuur gestuurd moet worden.

De widget komt in de vorm van een <script/> tag. Deze lijkt dus op meetpixels die je in je site kan plaatsen van bijvoorbeeld Google of Facebook en is dus gemakkelijk te implementeren. Een verschil is wel dat voor de widget een digitale handtekening van de server nodig is (voor de technische mensen onder ons: een JWT). Daarom houden wij voor implementatie van de widget meestal een dag werk aan.

In de <script/> tag zit ook jouw debiteurnummer van de klant. En wanneer je een factuur bij ons "preflight" (zie hierboven) dan stuur je ook het debiteurnummer mee. Indien jouw klant in de widget een bestemming heeft ingesteld dan zullen wij "ja" antwoorden en de factuur naar die bestemming sturen.

Neem contact op voor de Storecove widget

Veiligheid van Facturen naar @peppol.storecove.com

Voor alle emails naar @peppol.storecove.com geldt dat een electronische versie van de factuur in de email moet worden bijgesloten. Bijvoorbeeld een XML (bijvoorbeeld UBL - bij voorkeur), TXT, CSV of JSON. Een PDF is niet verplicht, maar welkom, aangezien onze ervaring is dat de ontvanger daar prijs op stelt. Door randvoorwaarden van het PEPPOL netwerk kunnen wij de factuur data echter niet uit de PDF zelf halen.

Om zeker te stellen dat de email die wij ontvangen afkomstig is van een mail server die geautoriseerd is om namens jouw organisatie mail te versturen ondersteunen wij SPF.

Om zeker te stellen dat de email die wij ontvangen onderweg niet is aangepast raden wij het gebruik van DKIM aan.

Beide zijn niet verplicht, maar maken het verzenden van eFacturen via email wel gemakkelijker.

Meer informatie

Op zoek naar meer informatie? Kijk eens op:

Technische resources:

Comments