5 voordelen van digitaal factureren

Vanaf 1 januari 2017 zijn leveranciers verplicht om digitale facturen te sturen naar de Rijksoverheid. In 2018 gaat dit ook gelden voor gemeentes. Maar ook bedrijven vragen steeds vaker om een digitale factuur.

De middelen om over te stappen op e-facturatie zijn er: met een UBL-factuur stuur je een factuur in gestandaardiseerde XML-vorm van jouw boekhoudpakket naar dat van je klant.

We zetten de vijf belangrijkste voordelen om zelf ook over te stappen op digitaal factureren hieronder op een rij.

1. Digitaal factureren bespaart veel tijd

Een factuur opmaken, printen, in de envelop doen, frankeren, zorgen dat hij op de post gaat en dan, als het meezit, valt hij de volgende dag bij je klant in de bus... Daar gaat aardig wat tijd in zitten. De factuur als PDF-bijlage met een e-mail versturen, scheelt weliswaar tijd, maar vereist nog altijd meerdere handelingen.

Uit onderzoek blijkt dat het verwerken van een e-factuur – van ontvangst tot betaling – gemiddeld 5 minuten kost. Voor een PDF-factuur is dat nog altijd het dubbele: 10 minuten. Voor een fysieke factuur is dat maar liefst 18 minuten.

De voordelen van digitaal factureren? Er komen geen handmatige, tijdrovende handelingen meer bij, zoals het uitsorteren van facturen en overtypen van factuurgegevens naar het financieel systeem. Een e-factuur wordt met één druk op de knop in het boekhoudprogramma van je klant bezorgd.

2. Facturen worden sneller verwerkt

Een e-factuur hoeft – in tegenstelling tot een fysieke factuur – niet eerst binnen een bedrijf de weg naar het juiste bureau te vinden. De digitale factuur belandt binnen 1 seconde met één muisklik bij de juiste persoon. Vervolgens hoeft er niet gecontroleerd te worden of de factuur wel klopt en op de juiste wijze verwerkt is in het boekhoudprogramma.

Zelfs voor het verwerken van een PDF-factuur zijn eerst nog meerdere handelingen nodig, zoals scannen, herkennen en controle door OCR. Bij digitaal factureren wordt de factuur direct ingelezen en verwerkt door de administratiesoftware en automatisch betaald. Dat heeft natuurlijk ook voordelen voor de betalingstermijn, die hiermee een stuk korter wordt.

3. Realtime inzage van financiën

Een van de voordelen van digitaal factureren is bovendien dat je altijd precies weet hoe je bedrijf het op dat moment doet; je hebt direct inzage in je uitgaande en binnenkomende geldstromen. Voor een fysieke inkomende factuur is er gemiddeld 16 dagen nodig om een deze in te boeken; pas daarna zijn de cijfers beschikbaar voor analyse.

Eén van de voordelen van digitaal factureren is een verbetering van de managementinformatie door:

  • beter inzicht in het inkoopproces
  • betere controlemogelijkheden door inzicht in de status en locatie van de facturen
  • beter cashmanagement door beter inzicht in de betalingsverplichtingen

Met digitaal factureren heb je direct realtime inzage in de status van je bedrijf.

Realtime inzage met digitaal factureren

4. Digitaal factureren is veiliger

Omdat de stappen voor een fysieke factuur bij digitaal factureren kunnen worden overgeslagen, wordt de kans op fouten ook aanmerkelijk kleiner. Voordelen zijn bijvoorbeeld dat een e-factuur niet kwijtraakt, verkeerd bezorgd wordt, of foutief wordt verwerkt. Sterker nog, bij digitaal factureren is er 0% kans op fouten.

Digitaal factureren is veiliger omdat:

  • de e-facturen verstuurd worden in een beveiligde omgeving;
  • de e-factuur op een beveiligde plek staat;
  • de e-factuur gegarandeerd aankomt.

De elektronische factuur wordt verstuurd via een beveiligd netwerk, waarop de gebruikers zijn geregistreerd met unieke ID-nummers. Bedrijven en overheden kunnen elkaar daarmee automatisch identificeren. Spookfacturen behoren hiermee tot het verleden.

5. Het is goedkoper

In 2012 verstuurde 62% van de ondernemingen de facturen als PDF per mail, waarmee miljarden euro’s werden bespaard. Dat is minimaal 1,65 euro aan verzend-, materiaal- en handlingskosten per factuur.

Als het Nederlandse bedrijfsleven de voordelen zou zien van digitaal factureren en massaal zou overstappen op UBL-facturen zou die miljardenbesparing jaarlijks zelfs toenemen met een factor van vier tot vijf. En denk eens aan de voordelen van al dat papier dat wordt uitgespaard in de vorm van enveloppen, printjes en kopieën: dat is niet alleen goed voor de portemonnee, maar ook nog eens voor het milieu.

Starten met digitaal factureren

Wil jij de overstap naar e-facturatie maken? Met Storecove is dit heel eenvoudig. Neem contact op met onze helpdesk of bel naar 020-2611791. Wij helpen je dan stap voor stap met het overgangsproces.

Liever zelf proberen? Maak dan gratis een account aan bij Storecove en ontdek hoe het werkt:


Starten met e-facturatie

Lees ook: eFacturen verzenden via Storecove en Peppol


Meer informatie

Wil je meer weten over de voordelen van digitaal factureren voor jouw bedrijf?
Kijk wat Storecove kan betekenen voor jouw administratie(s) >>

Of neem contact op via 020-2611791 of helpdesk@storecove.nl

Comments