Wie PM&C in Australien seine Verwaltungsprozesse mit PEPPOL verbessert hat

Im November 2020 erhielt das Ministerium für den Premierminister und das Kabinett (PM&C) den Auftrag, die elektronische Rechnungsstellung bis zum 1. Juli 2021 einzuführen. Nach der Auswahl von 6 Dienstleistern entschied sich Trent Smith, Manager für Finanzsysteme, schließlich für Storecove als PEPPOL-Lösung für das Ministerium.

"Eine Peppol-Rechnung ist im Grunde eine Datendatei anstelle eines flachen Dokuments (wie ein PDF). Das bedeutet, dass die Automatisierung so aufgebaut werden kann, dass die Rechnungsinformationen direkt in das Backend unseres Finanzsystems importiert werden können, was den Prozess erheblich beschleunigt. Dadurch wird die manuelle Dateneingabe, die ein Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung vornehmen muss, verringert, wir erhalten mehr korrekte Daten und der Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung hat mehr Zeit für sinnvollere Aufgaben, anstatt den ganzen Tag mit der Dateneingabe zu verbringen.

Ein weiterer Aspekt, der uns am Peppol-Netzwerk gefiel, war die Tatsache, dass es einige der Risiken im Zusammenhang mit der Identifizierung von Lieferanten mindern konnte, da es sich um eine Liefermethode mit elektronischer Rechnungsstellung handelt, die auch direkt mit dem Finanzsystem des Lieferanten verbunden ist.

Wir wussten zwar, dass wir etwas tun mussten, aber es ging darum, wie schnell wir in die Lage versetzt werden konnten, zukunftssicher zu sein, die Option zu wählen, die Vorteile zu nutzen und sicherzustellen, dass wir im Laufe der Zeit den maximalen Nutzen daraus ziehen können."

Was ist die nächste Phase für Ihre Abteilung?

"Wir erhalten derzeit eine XML-Datei mit der PDF-E-Mail. Mit dieser XML-Datei konnten wir mit der Automatisierung beginnen und die automatische Zuordnung einer Rechnung zu einer Vertragsforderung in unserer Testumgebung einführen. Sobald es funktioniert, werden wir es in unsere Produktionsumgebung einführen.

Storecove bietet auch einige andere eInvoicing-Formate an, die wir in Zukunft gerne testen würden, wie z. B. JSON API. Es gibt eine ganze Reihe von Formaten, die Storecove unterstützt. Wenn wir also im Laufe der Zeit unser Finanzsystem wechseln, können wir uns mit Storecove in Verbindung setzen und herausfinden, welche anderen Optionen verfügbar sind. Das alles funktioniert mit der Automatisierung in unserem Finanzsystem.

Sobald wir unsere Upgrade-Projekte abgeschlossen haben, möchten wir auch eine Lösung für den Versand von elektronischen Rechnungen an unsere Lieferanten entwickeln. Im Moment wollen wir uns nur auf den Empfang von elektronischen Rechnungen konzentrieren, damit arbeiten und sicherstellen, dass alles richtig funktioniert. Dann werden wir uns mit den Ausgangsrechnungen befassen. Wir wussten auch, dass Peppol mehr als nur die elektronische Rechnungsstellung umfasst, was bedeutet, dass wir uns auch andere Dokumente wie Bestellungen und Vertragsunterlagen ansehen können."

Warum haben Sie sich für Storecove entschieden?

"Ich ging die Liste der Peppol-Anbieter durch und wählte sechs aus. Alle sechs dieser Peppol-Anbieter haben uns ihre Angebote vorgeführt. Einige Anbieter verwenden unterschiedliche Integrationsmethoden, unterschiedliche Preisstrukturen und unterschiedliche Lösungen. Während diese auf dem Papier recht einfach und ähnlich aussahen, wurde uns das Ausmaß der verschiedenen Lösungen erst klar, als wir sahen, wie die Lösung funktionierte.

Nachdem der Vertrag unterzeichnet war, ging die Entwicklung überraschend schnell. Innerhalb weniger Stunden erhielt ich eine E-Mail von Storecove, in der mir mitgeteilt wurde, dass ich einsatzbereit sei. Ich war schockiert. Ich meldete mich an und erhielt innerhalb von 2 Stunden Testrechnungen. Dann haben wir es mit den beiden anderen Shared-Service-Agenturen eingeführt, und es ging genauso schnell. Wie bei jeder Implementierung gab es ein paar Kinderkrankheiten, aber nicht allzu viele. Storecove hat sich sofort um diese gekümmert und sie über Nacht behoben. Als ich am nächsten Morgen nach Hause kam, lief alles wie geschmiert. Perfekt.

Der andere Aspekt unserer Beziehung zu Storecove - der wirklich gut ist - ist, dass, wenn wir uns entscheiden, weitere Dokumente über PEPPOL zu versenden, keine zusätzlichen Gebühren anfallen. Das ist alles Teil der Einrichtung und des Abonnements, auf das wir uns geeinigt haben. Es ist wirklich erhellend, was für ein großartiges Unternehmen Storecove ist."

"Großes Lob für die allgemeine Erfahrung im Umgang mit Storecove"

"Ich möchte mich im Namen des ATO e-Invoicing Teams für die Unterstützung von Storecove bei der Einführung bedanken. Wir haben soeben eine E-Mail vom Premierminister und dem Kabinett (PMC) erhalten, in der uns mitgeteilt wird, dass sie nun für die elektronische Rechnungsstellung aktiviert sind.

Darüber hinaus sind im Rahmen der Vereinbarungen über die gemeinsame Nutzung von Diensten auch die National Indigenous Australians Agency und die National Drought and North Queensland Flood Response and Recovery Agency einbezogen, womit sich die Gesamtzahl der vom Commonwealth unterstützten Behörden von sechs auf neun erhöht.

Darüber hinaus hat PMC die Erfahrungen mit Storecove insgesamt sehr gelobt. Kurz gesagt, die Implementierung mit Storecove hat sich als schnell, einfach und kostengünstig erwiesen."

- Perry Liolios, Direktor E-Invoicing / Digitale Lieferung, Australisches Steueramt (ATO)